Xuất nhập khẩu ủy thác là khi cá nhân không phải là pháp nhân không có doanh nghiệp nhưng có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa đi nước ngoài, lúc đó họ phải ủy thác cho một doanh nghiệp, một pháp nhanh để làm thủ tục xuất nhập khẩu ủy thác. Ngoài ra còn trường hợp một doanh nghiệp bắt buộc phải ủy thác cho một doanh nghiệp khác có chức năng và giấy phép xuất nhập khẩu một mặt hàng nào đó mà doanh nghiệp ủy thác không có đầy đủ chức năng, giấy phép trên.

Thủ Tục Xuất Khẩu Ủy Thác

Hiện nay, nhiều cá nhân hoặc hộ kinh doanh cá thể không thành lập doanh nghiệp hay tổ chức. Họ bán hàng cho người mua ở nước ngoài và để xuất khẩu hàng hóa đó thì họ cần phải là pháp nhân đứng tên trên tờ khai xuất khẩu với cương vị là đơn vị xuất khẩu. Chính vì vậy, họ phải thuê các công ty thương mại xuất nhập khẩu để đứng tên trên hồ sơ xuất khẩu hàng hóa. Các công ty dịch vụ logistics cũng có thể làm thủ tục xuất nhập khẩu này do một số công ty kiêm chức năng thương mại.

Quy trình xuất khẩu ủy thác

1. Kí kết hợp đồng ủy thác với đơn vị được ủy thác
2. Cung cấp các chứng từ liên quan đến lô hàng xuất khẩu
3. Đơn vị được ủy thác sẽ làm lại các chứng từ xuất khẩu thay tên của đơn vị được ủy thác
4. Người ủy thác cần thông báo cho người nhập khẩu trách nhiệm thanh toán tiền hàng cho người ủy thác, không phải cho người được ủy thác
5. Người ủy thác và đơn vị được ủy thác có thể thỏa thuận về việc bên nào sẽ chỉ định đơn vị vận chuyển quốc tế ( thường là người ủy thác có quyền này )
6. Sau khi làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa xong, trong quá trình hàng được vận chuyển, người được ủy thác có trách nhiệm kí phát những chứng từ phát sinh theo yêu cầu của nhà vận chuyển hoặc người nhập khẩu cho đến khi hàng được giao cho người nhập khẩu.

Thủ Tục Nhập Khẩu Ủy Thác

Không phải cá nhân hay thậm chí doanh nghiệp nào cũng có thể nhập khẩu bất cứ hàng hóa nào mà họ muốn. Theo quy định, một số mặt hàng ví dụ như thực phẩm, đồ trẻ em … doanh nghiệp cần có giấy phép nhập khẩu cũng như công bố sản phẩm về chất lượng hàng hóa để có thể nhập khẩu. Theo đó, doanh nghiệp cần phải tìm đến các công ty thương mại xuất nhập khẩu để ủy thác. Doanh nghiệp nên ưu tiên tìm các đơn vị xuất nhập khẩu đã nhập những hàng hóa này rồi vì có thể giấy phép nhập khẩu của họ vẫn còn trong hạn, không phải mất thời gian đăng kí mới hoặc gia hạn thêm.

Quy trình nhập khẩu ủy thác

1. Kí kết hợp đồng ủy thác với đơn vị được ủy thác
2. Cung cấp các chứng từ liên quan đến lô hàng nhập khẩu
3. Đơn vị được ủy thác sẽ yêu cầu người ủy thác báo cho người bán ( người xuất khẩu ) làm các chứng từ thương mại theo tên của đơn vị được ủy thác.
4. Người ủy thác cần thông báo cho người xuất khẩu trách nhiệm thanh toán tiền hàng cho người được ủy thác, không phải cho người ủy thác để hợp thức hóa điều khoản thanh toán trong hợp đồng thương mại
5. Người ủy thác và đơn vị được ủy thác có thể thỏa thuận về việc bên nào sẽ chỉ định đơn vị vận chuyển quốc tế ( thường là người ủy thác có quyền này )
6. Sau khi làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa xong, trong quá trình hàng được vận chuyển, người được ủy thác có trách nhiệm kí phát những chứng từ phát sinh theo yêu cầu của nhà vận chuyển hoặc người xuất khẩu để làm thủ tục thông quan hàng hóa
7. Người được ủy thác cũng sẽ có nghĩa vụ nộp thuế hộ cho người ủy thác. Các khoản chi phí liên quan đến thuế nhập khẩu, xuất hóa đơn, người ủy thác sẽ phải thanh toán cùng với chi phí ủy thác cho người được ủy thác theo thỏa thuận ban đầu.

Lưu ý khi làm thủ tục xuất nhập khẩu ủy thác : 

– Tất cả hàng hóa tiến hành làm thủ tục xuất nhập khẩu ủy thác đều phải hợp pháp, không thuộc diện hàng hóa cấm xuất nhập khẩu
– Bên được ủy thác phải có trách nhiệm hoàn thành nghĩa vụ khai báo với hải quan xuất nhập khẩu đầy đủ và trung thực. Trong trường hợp bên ủy thác yêu cầu bên được ủy thác khai sai chi tiết hàng thì bên được ủy thác là người phải chịu trách nhiệm vì là bên đứng tên trên chứng từ xuất nhập khẩu
– Bên được ủy thác cũng cần phải kiểm tra năng lực pháp lý, tài chính và lịch sử doanh nghiệp hay cá nhân của bên ủy thác để tránh trường hợp khi có phát sinh về kiểm tra sau thông quan, bên ủy thác cũng cần có trách nhiệm hỗ trợ và giải trình cùng.
– Hiện nay, thủ tục thành lập doanh nghiệp rất nhanh gọn và chi phí rẻ, các doanh nghiệp muốn làm thủ tục xuất nhập khẩu nên tự thành lập doanh nghiệp đúng chức năng và tự chuẩn bị chứng từ, giấy phép đầy đủ để chủ động trong việc làm thủ tục, tránh việc bị phụ thuộc vào bên được ủy thác khi trao quyền cho bên này.