Khai bổ sung tờ khai hải quan khi nào? Quy định 2026
Khai bổ sung tờ khai hải quan khi nào phụ thuộc vào thời điểm doanh nghiệp phát hiện sai sót: trước phân luồng, trong quá trình thông quan, trong 60 ngày sau thông quan hoặc khi đã quá thời hạn này. Mỗi trường hợp có cách xử lý và nguy cơ pháp lý khác nhau; một số chỉ tiêu trên tờ khai cũng không được phép điều chỉnh bằng thủ tục khai bổ sung. Bài viết dưới đây được đội ngũ TCL Logistics biên soạn nhằm giúp doanh nghiệp xác định đúng thời hạn, hồ sơ và phương án xử lý khi tờ khai hải quan có sai sót.
Đọc thêm: Dịch vụ hải quan – thủ tục xuất nhập khẩu tại TCL Logistics
Mục lục
Khai bổ sung hồ sơ hải quan là việc người khai sửa đổi, bổ sung thông tin trên tờ khai hải quan và nộp các chứng từ liên quan để chứng minh nội dung điều chỉnh.
Theo Điều 20 Thông tư 38/2015/TT-BTC, được sửa đổi bởi Thông tư 121/2025/TT-BTC, khai bổ sung có thể được thực hiện trong quá trình thông quan hoặc sau khi hàng hóa đã được thông quan. Thông tư 121/2025/TT-BTC được ban hành ngày 18/12/2025 và có hiệu lực từ ngày 01/02/2026.
Doanh nghiệp cần phân biệt khai bổ sung với những nghiệp vụ khác:
Việc lựa chọn sai phương án có thể làm kéo dài thời gian thông quan hoặc khiến dữ liệu giữa tờ khai, chứng từ và hàng thực tế không thống nhất.
Doanh nghiệp có thể khai bổ sung trong các thời điểm dưới đây. Cách xử lý cụ thể cần căn cứ vào trạng thái tờ khai, chỉ tiêu bị sai và hồ sơ chứng minh.
Người khai được khai bổ sung khi phát hiện sai sót trước thời điểm cơ quan hải quan thông báo kết quả phân luồng.
Đây là thời điểm doanh nghiệp nên xử lý ngay nếu phát hiện nhập sai mã HS, trị giá, số lượng, vận đơn hoặc thông tin người xuất nhập khẩu. Việc sửa sớm giúp hạn chế ảnh hưởng đến quá trình kiểm tra hồ sơ và nghĩa vụ thuế.
Nếu sai sót được phát hiện sau khi có kết quả phân luồng nhưng hàng chưa thông quan, người khai vẫn được thực hiện khai bổ sung.
Tuy nhiên, quy định hiện hành nêu rõ trường hợp này có thể bị xử lý theo quy định pháp luật. Khả năng xử lý phụ thuộc vào nội dung khai sai, hậu quả về thuế, trạng thái kiểm tra và tình tiết thực tế của hồ sơ.
Sau khi hàng đã thông quan, doanh nghiệp được khai bổ sung trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày thông quan, với điều kiện thực hiện trước thời điểm cơ quan hải quan quyết định kiểm tra sau thông quan.
Đây là mốc thời gian quan trọng đối với doanh nghiệp tự phát hiện sai sót sau khi đối chiếu lại Invoice, Packing List, vận đơn, chứng từ thanh toán hoặc hồ sơ kế toán.
Quá 60 ngày không có nghĩa là doanh nghiệp được bỏ qua sai sót. Khi phát hiện thông tin đã khai không chính xác, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện khai bổ sung.
Trong trường hợp này, người khai có thể bị xử lý theo quy định nếu sai sót dẫn đến thiếu thuế, khai không đúng hàng hóa hoặc cấu thành hành vi vi phạm hành chính.
Điểm mới cần lưu ý từ ngày 01/02/2026 là quy định đã nêu rõ: nếu doanh nghiệp phát hiện sai sót sau khi cơ quan hải quan quyết định kiểm tra sau thông quan, người khai vẫn thực hiện khai bổ sung và có thể bị xử lý theo quy định nếu có vi phạm.
Doanh nghiệp không nên chờ đến khi đoàn kiểm tra làm việc mới bắt đầu rà soát hồ sơ. Việc đối chiếu tờ khai, kế toán, chứng từ thanh toán và dữ liệu kho cần được thực hiện định kỳ.
Cơ quan hải quan có thể yêu cầu khai bổ sung khi phát hiện sự không phù hợp giữa:
Khi nhận được yêu cầu, doanh nghiệp cần xác định rõ nội dung phải sửa, chứng từ phải nộp và thời hạn xử lý. Theo quy định mới, trường hợp khai bổ sung theo yêu cầu của cơ quan hải quan phải được thực hiện trong thời hạn được quy định; nếu không thực hiện hoặc thực hiện không đúng, doanh nghiệp có thể bị ấn định thuế và xử lý vi phạm.
| Trạng thái tờ khai | Có được khai bổ sung? | Lưu ý xử lý |
| Chưa có kết quả phân luồng | Có | Nên sửa ngay khi phát hiện sai sót |
| Đã phân luồng, chưa thông quan | Có | Có thể bị xử lý tùy nội dung và hậu quả của sai sót |
| Đã thông quan chưa quá 60 ngày | Có | Thực hiện trước quyết định kiểm tra sau thông quan |
| Đã thông quan quá 60 ngày | Vẫn phải khai bổ sung | Có thể phát sinh truy thu, tiền chậm nộp hoặc xử phạt |
| Đã có quyết định kiểm tra sau thông quan | Vẫn thực hiện khai bổ sung | Việc khai bổ sung không loại trừ trách nhiệm xử lý nếu có |
| Hải quan yêu cầu bổ sung | Phải thực hiện | Cần tuân thủ nội dung và thời hạn trong yêu cầu |
Các mốc trên được quy định tại Điều 20 Thông tư 38/2015/TT-BTC sau khi được sửa đổi bởi Thông tư 121/2025/TT-BTC.
Sai mã HS có thể dẫn đến áp dụng sai thuế suất, chính sách mặt hàng, giấy phép hoặc yêu cầu kiểm tra chuyên ngành.
Trước khi sửa, doanh nghiệp cần rà soát:
Không nên đổi mã HS chỉ vì thấy một doanh nghiệp khác đang sử dụng mã khác cho sản phẩm có tên gần giống.
Trị giá hải quan là cơ sở xác định thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và các khoản thuế liên quan. Sai sót có thể xuất phát từ việc:
Nếu khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ thuế bổ sung và kiểm tra khoản tiền chậm nộp phát sinh.
Sai số lượng có thể phát sinh khi người bán giao thừa, giao thiếu, đóng nhầm hàng hoặc khi trọng lượng thực tế khác với chứng từ.
Doanh nghiệp cần đối chiếu tờ khai với:
Quy định hiện hành cho phép sử dụng các chứng từ ghi nhận hàng gửi thừa, gửi thiếu hoặc nhầm hàng làm căn cứ xử lý, tùy trường hợp cụ thể.
Những thông tin thường bị khai sai gồm:
Doanh nghiệp cần kiểm tra chỉ tiêu sai có được khai bổ sung trên hệ thống hay phải xử lý bằng nghiệp vụ khác.
Sai thuế suất thường liên quan đến mã HS, xuất xứ, C/O hoặc chính sách ưu đãi. Khi điều chỉnh, doanh nghiệp không chỉ sửa thuế suất mà còn phải kiểm tra các chỉ tiêu liên quan như:
Sai nước xuất xứ hoặc thông tin C/O có thể ảnh hưởng trực tiếp đến mức thuế ưu đãi.
Doanh nghiệp cần đánh giá tính hợp lệ của C/O, tiêu chí xuất xứ, thời điểm cấp, thông tin hàng hóa và sự thống nhất giữa C/O với bộ chứng từ trước khi đề nghị điều chỉnh.
Đọc thêm: 5 lỗi thường gặp khi tự khai báo hải quan và cách xử lý
| Nội dung khai sai | Hồ sơ nên đối chiếu | Rủi ro chính |
| Mã HS | Catalogue, tài liệu kỹ thuật, thành phần, hình ảnh | Sai thuế, sai chính sách mặt hàng |
| Trị giá | Invoice, hợp đồng, thanh toán, vận chuyển, bảo hiểm | Thiếu thuế, tham vấn trị giá |
| Số lượng/trọng lượng | Packing List, phiếu cân, giao nhận, giám định | Chênh lệch hàng thực tế |
| Vận đơn/số kiện | B/L, AWB, manifest, thông báo hàng đến | Không khớp dữ liệu kho hoặc giám sát |
| Xuất xứ/C/O | C/O, Invoice, B/L, hồ sơ nguyên liệu | Không được áp dụng thuế ưu đãi |
| Thuế suất | Mã HS, biểu thuế, chính sách thuế | Truy thu hoặc nộp thừa thuế |
Không phải mọi thông tin trên tờ khai đều được phép sửa. Thông tư 121/2025/TT-BTC quy định phải loại trừ các chỉ tiêu không được khai bổ sung tại Phụ lục II trước khi thực hiện điều chỉnh.
Doanh nghiệp cần lưu ý hai nhóm vấn đề:
Một số thay đổi có thể làm thay đổi bản chất của tờ khai, loại hình, phương thức vận chuyển hoặc địa điểm thực hiện thủ tục. Khi đó, doanh nghiệp có thể phải hủy tờ khai hoặc thực hiện nghiệp vụ khác.
Không nên tự kết luận chỉ tiêu được sửa chỉ vì phần mềm cho phép nhập dữ liệu. Cần đối chiếu quy định và trạng thái tờ khai thực tế.
Sau khi hàng hóa đã thông quan, thủ tục khai bổ sung thông thường không áp dụng cho nội dung liên quan đến:
Đây là nhóm nội dung cần được kiểm tra theo thủ tục chuyên ngành và hồ sơ cụ thể, không nên chỉ sửa dữ liệu trên tờ khai.
Quá 60 ngày vẫn phải khai bổ sung khi doanh nghiệp phát hiện sai sót. Tuy nhiên, trường hợp này có thể bị xử lý theo quy định tùy tính chất và hậu quả của lỗi.
Doanh nghiệp có thể phải thực hiện một hoặc nhiều nghĩa vụ:
Quy định hiện hành không nên được hiểu theo hướng “cứ sửa tờ khai là chắc chắn bị phạt” hoặc “tự khai bổ sung thì luôn được miễn phạt”. Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét thời điểm khai bổ sung, nội dung sai, số thuế chênh lệch, hành vi của doanh nghiệp và hồ sơ cụ thể.
Về nguyên tắc, các trường hợp được khai bổ sung đúng thời hạn theo khoản 4 Điều 29 Luật Hải quan không bị xử phạt hành chính chỉ vì thực hiện khai bổ sung; tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải hoàn thành nghĩa vụ thuế và chịu trách nhiệm đối với hành vi vi phạm khác nếu có.
Doanh nghiệp cần lập bảng đối chiếu giữa:
Không nên sửa từng chỉ tiêu rời rạc mà bỏ sót các dữ liệu liên quan.
Cần xác định tờ khai đang ở trạng thái:
Trạng thái tờ khai quyết định quy trình và mức độ rủi ro khi xử lý.
Đây là bước quan trọng để phân biệt giữa:
Nếu thay đổi cảng xếp hàng, cửa khẩu xuất hoặc phương tiện vận chuyển làm thay đổi mã phương thức vận chuyển, quy định có thể yêu cầu hủy tờ khai thay vì chỉ khai bổ sung.
Chứng từ cần thể hiện rõ vì sao thông tin ban đầu sai và căn cứ của dữ liệu điều chỉnh.
Tùy trường hợp, hồ sơ có thể gồm Invoice điều chỉnh, phụ lục hợp đồng, vận đơn, phiếu cân, biên bản giao nhận, xác nhận của người bán, chứng thư giám định, chứng từ thanh toán hoặc tài liệu kỹ thuật.
Người khai thực hiện sửa đổi các chỉ tiêu tờ khai điện tử theo biểu mẫu, chức năng và nghiệp vụ tương ứng.
Nếu hệ thống không hỗ trợ chỉ tiêu cần sửa hoặc doanh nghiệp sử dụng tờ khai giấy, người khai phải nộp văn bản đề nghị khai bổ sung theo mẫu hiện hành.
Chứng từ được gửi cho cơ quan hải quan để kiểm tra tính hợp lý, thống nhất và hợp pháp của nội dung điều chỉnh.
Cơ quan hải quan có quyền yêu cầu giải trình hoặc bổ sung tài liệu nếu hồ sơ chưa đủ căn cứ.
Nếu dữ liệu mới làm tăng thuế, doanh nghiệp cần nộp bổ sung số tiền còn thiếu và các khoản liên quan.
Nếu việc khai bổ sung làm giảm thuế hoặc phát sinh số tiền nộp thừa, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục xử lý tiền thuế theo quy định, thay vì tự bù trừ.
Cổng Dịch vụ công Quốc gia công bố trình tự gồm hai bước chính: người khai nộp nội dung bổ sung và cơ quan hải quan xem xét, chấp nhận hoặc nêu rõ lý do không chấp nhận. Thời hạn kiểm tra hồ sơ được công bố là 2 giờ làm việc kể từ khi cơ quan hải quan nhận đủ hồ sơ; thời gian kiểm tra thực tế hàng hóa, nếu có, được xử lý theo quy định riêng.
Doanh nghiệp có thể tham khảo thủ tục chính thức tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Hồ sơ không hoàn toàn giống nhau cho mọi trường hợp. Doanh nghiệp nên chuẩn bị tối thiểu:
Thông tư 121/2025/TT-BTC quy định người khai phải nộp các chứng từ liên quan đến việc sửa đổi, trong đó có thể bao gồm thỏa thuận xử lý giữa người gửi và người nhận, hóa đơn điều chỉnh, chứng từ vận tải, chứng từ thanh toán và giấy phép đã được điều chỉnh trong trường hợp phù hợp.
Doanh nghiệp cần xem xét hủy tờ khai hoặc đăng ký tờ khai mới khi:
Ví dụ, với hàng xuất khẩu chưa thông quan, nếu thay đổi cảng xếp hàng, cửa khẩu xuất hoặc phương tiện làm thay đổi mã phương thức vận chuyển, người khai phải thực hiện thủ tục hủy tờ khai theo quy định thay vì chỉ khai bổ sung.
Việc hủy tờ khai cần được đánh giá theo từng hồ sơ. Doanh nghiệp không nên tự hủy hoặc đăng ký tờ khai mới khi tờ khai cũ chưa được xử lý đúng trạng thái, vì có thể làm phát sinh dữ liệu trùng lặp.
Phát hiện sai nhưng trì hoãn có thể khiến doanh nghiệp vượt mốc 60 ngày hoặc rơi vào thời điểm đã có quyết định kiểm tra sau thông quan.
Thay đổi mã HS có thể kéo theo thay đổi thuế suất, thuế, chính sách mặt hàng và mô tả hàng. Sửa mã nhưng không điều chỉnh các chỉ tiêu liên quan sẽ khiến tờ khai tiếp tục thiếu thống nhất.
Doanh nghiệp cần tính lại toàn bộ nghĩa vụ thuế trước khi gửi nội dung điều chỉnh.
Cơ quan hải quan không chỉ xem dữ liệu mới mà còn đánh giá căn cứ của việc sửa đổi. Một lời giải thích không kèm chứng từ thường chưa đủ.
Tên thương mại hiếm khi đủ để phân loại hàng. Catalogue, thành phần, công dụng và nguyên lý hoạt động là những tài liệu cần thiết.
Cố khai bổ sung một chỉ tiêu không được sửa có thể làm mất thời gian và khiến doanh nghiệp bỏ lỡ phương án đúng như hủy hoặc đăng ký tờ khai mới.
Doanh nghiệp cần lưu bản tờ khai cũ, tờ khai sau sửa, chứng từ giải trình và phản hồi của cơ quan hải quan để phục vụ kế toán, hoàn thuế hoặc kiểm tra sau thông quan.
TCL Logistics công bố có hơn 16 năm kinh nghiệm trong tư vấn và thực hiện thủ tục hải quan. Phạm vi dịch vụ gồm khai thuê hải quan, tra cứu mã HS, tư vấn giấy phép nhập khẩu, C/O, kiểm dịch và kiểm tra hồ sơ xuất nhập khẩu.
Đối với tờ khai có sai sót, đội ngũ TCL có thể tiếp nhận hồ sơ để kiểm tra và tư vấn phương án phù hợp, gồm:
Doanh nghiệp nên cung cấp:
Có. Doanh nghiệp được khai bổ sung trong 60 ngày kể từ ngày thông quan và trước khi cơ quan hải quan quyết định kiểm tra sau thông quan. Nếu quá 60 ngày hoặc đã có quyết định kiểm tra sau thông quan, doanh nghiệp vẫn thực hiện khai bổ sung nhưng có thể bị xử lý theo quy định.
Có. Quá 60 ngày không làm mất trách nhiệm sửa sai. Doanh nghiệp cần thực hiện ngay khi phát hiện và chuẩn bị hồ sơ giải trình đầy đủ.
Quy định cho phép khai bổ sung trước khi hệ thống thông báo kết quả phân luồng. Việc có bị xử lý hay không còn phụ thuộc vào tính chất sai sót và hành vi cụ thể; không nên coi đây là cơ chế cho phép khai tùy ý rồi sửa lại.
Có thể khai bổ sung trong nhiều trường hợp nếu chỉ tiêu được phép sửa. Doanh nghiệp cần có tài liệu kỹ thuật để chứng minh mã mới và kiểm tra ảnh hưởng đến thuế, giấy phép và chính sách mặt hàng.
Nếu nội dung điều chỉnh làm tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp phải nộp phần thuế thiếu và kiểm tra các khoản liên quan. Nếu giảm thuế, cần thực hiện thủ tục xử lý tiền nộp thừa theo quy định.
Không nên áp dụng thủ tục khai bổ sung thông thường cho nội dung giấy phép xuất nhập khẩu hoặc các hồ sơ kiểm tra chuyên ngành sau khi hàng đã thông quan. Doanh nghiệp cần kiểm tra thủ tục chuyên ngành tương ứng.
TCL Logistics cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan, tư vấn mã HS, giấy phép và chứng từ xuất nhập khẩu. Khả năng xử lý cần được xác định sau khi kiểm tra tờ khai, thời điểm thông quan và hồ sơ thực tế.
Khai bổ sung tờ khai hải quan khi nào cần được xác định dựa trên trạng thái tờ khai và thời điểm phát hiện sai sót. Doanh nghiệp có thể khai bổ sung trước phân luồng, sau phân luồng nhưng trước thông quan, trong 60 ngày sau thông quan, quá 60 ngày hoặc sau khi có quyết định kiểm tra sau thông quan. Tuy nhiên, rủi ro xử lý sẽ tăng nếu doanh nghiệp sửa muộn, sai sót làm thiếu thuế hoặc hồ sơ không đủ căn cứ.
Khi phát hiện sai, doanh nghiệp nên ngừng sử dụng dữ liệu tờ khai cho các nghiệp vụ tiếp theo, rà soát toàn bộ chứng từ và xác định chỉ tiêu có được phép sửa trước khi thực hiện. Với những hồ sơ liên quan đến mã HS, trị giá, giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành, phương án xử lý cần được đánh giá theo từng lô hàng.
Doanh nghiệp cần kiểm tra hoặc khai bổ sung tờ khai có thể liên hệ TCL Logistics để được tư vấn phương án phù hợp, hạn chế rủi ro về thuế, chứng từ và kiểm tra sau thông quan.
TCL Logistics
Hotline: 093.4444.044
Email: gerrard@tclfreight.com.vn
Địa chỉ: Phòng 1125, tầng 11, CT5 Mỹ Đình Sông Đà, Phạm Hùng, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Những lỗi thường gặp khi khai hải quan không chỉ xuất phát từ việc nhập…
Dịch vụ hải quan hàng air tại Nội Bài hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra…
Vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường hàng không là phương án phù hợp…
Cảng Đình Vũ là một trong những địa điểm cảng biển quan trọng tại khu…
Vận chuyển hàng không là phương thức vận chuyển hàng hóa bằng máy bay, phù…
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, container thường được hiểu đơn giản là phương tiện…
This website uses cookies.