Thủ tục chuyển cửa khẩu, hướng dẫn quy trình chi tiết 2026

Thực hiện thủ tục chuyển cửa khẩu đúng quy định giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian thông quan và giảm thiểu chi phí lưu kho bãi. Hoạt động này cho phép doanh nghiệp di chuyển hàng hóa giữa các địa điểm giám sát hải quan trước khi hoàn tất nghĩa vụ thuế. Nếu bạn chưa nắm rõ các bước thực hiện, bài viết này sẽ hướng dẫn chuẩn xác theo quy định pháp lý mới nhất. Tìm hiểu ngay quy trình thủ tục hải quan để vận hành chuỗi cung ứng hiệu quả nhất.

Thủ tục chuyển cửa khẩu là gì và căn cứ pháp lý áp dụng

Khái niệm về hàng hóa chuyển cửa khẩu

Chuyển cửa khẩu là việc di chuyển hàng hóa, phương tiện từ cửa khẩu nhập về địa điểm làm thủ tục ngoài cửa khẩu. Ngược lại, quá trình này cũng áp dụng cho hàng từ địa điểm nội địa ra cửa khẩu xuất. Trong suốt quá trình dịch chuyển, hàng hóa phải chịu sự giám sát nghiêm ngặt của hải quan.

Cơ sở pháp lý quy định về chuyển cửa khẩu hiện hành

Hoạt động vận chuyển hàng hóa chịu sự giám sát hải quan được quy định cụ thể tại:

• Điều 51 Luật Hải quan số 54/2014/QH13.
• Điều 50 Nghị định 08/2015/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Hải quan.
• Điều 51 Thông tư 38/2015/TT-BTC, được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các điều khoản này. Việc vi phạm tuyến đường hay thời gian có thể dẫn đến phạt hành chính.

Các trường hợp doanh nghiệp được phép chuyển cửa khẩu

Đối với hàng hóa nhập khẩu về Việt Nam

Hàng hóa nhập khẩu được làm thủ tục vận chuyển về địa điểm đích trong các trường hợp:

• Thực phẩm tươi sống, hàng hóa sống.
• Hàng siêu trường, siêu trọng, hàng nguy hiểm.
• Hàng hóa đưa về cảng cạn ICD, kho ngoại quan, kho hàng không kéo dài.
• Hàng hóa đưa về địa điểm kiểm tra tập trung trong nội địa.
• Hàng hóa phục vụ gia công, sản xuất xuất khẩu của doanh nghiệp.

Đối với hàng hóa xuất khẩu ra nước ngoài

Hàng hóa xuất khẩu được phép làm thủ tục tại chi cục hải quan nội địa. Sau khi hoàn tất kiểm tra, hàng được vận chuyển ra cửa khẩu xuất:

• Hàng đóng tại kho của doanh nghiệp hoặc kho ICD.
• Hàng xuất khẩu đóng chung container (LCL) tại kho CFS.
• Hàng hóa thuộc các mã loại hình xuất nhập khẩu ưu tiên theo quy định.

Phân loại hình thức vận chuyển chịu sự giám sát hải quan

Vận chuyển kết hợp tờ khai hải quan

Hình thức này áp dụng khi tờ khai hàng hóa nhập khẩu/xuất khẩu đã được đăng ký. Thông tin vận chuyển được tích hợp trực tiếp trên tờ khai chính. Hải quan quản lý dựa trên mã số tờ khai này.

Vận chuyển độc lập qua tờ khai OLA

Hình thức vận chuyển độc lập áp dụng cho hàng hóa chưa có tờ khai thông quan. Doanh nghiệp phải khai báo tờ khai vận chuyển độc lập (mã OLA) trên hệ thống VNACCS/VCIS.

Doanh nghiệp thường áp dụng phương thức này khi gửi hàng vào kho ngoại quan để chờ tiêu thụ.

Bộ hồ sơ làm thủ tục chuyển cửa khẩu gồm những gì?

Chứng từ bắt buộc doanh nghiệp cần chuẩn bị

Doanh nghiệp gửi bộ hồ sơ điện tử qua hệ thống hải quan bao gồm:

• Tờ khai vận chuyển độc lập (khai báo chỉ tiêu OLA).
• Vận tải đơn (Bill of Lading) hoặc chứng từ vận tải tương đương.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
• Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing List).
• Giấy phép vận chuyển (đối với hàng hóa nguy hiểm hoặc có điều kiện).

Giấy tờ do cơ quan hải quan cấp và xác nhận

Sau khi phê duyệt, hải quan nơi đi cấp cho người vận chuyển:

• Biên bản bàn giao hàng hóa vận chuyển (in từ hệ thống).
• Số niêm phong hải quan (seal hải quan) được ghi nhận trên biên bản.

Quy trình 5 bước thực hiện thủ tục chuyển cửa khẩu chuẩn hải quan

[Bước 1: Khai tờ khai OLA] -> [Bước 2: Phê duyệt hồ sơ] -> [Bước 3: Niêm phong & Bàn giao] -> [Bước 4: Vận chuyển] -> [Bước 5: Xác nhận giải phóng hàng]

 

Bước 1: Khai báo thông tin vận chuyển trên hệ thống VNACCS

Doanh nghiệp truy cập phần mềm khai báo hải quan. Bạn chọn nghiệp vụ OLA để nhập thông tin lộ trình, phương tiện, thời gian dự kiến và địa điểm đến.

Nếu gặp khó khăn khi thao tác phần mềm, bạn có thể sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan để đảm bảo chính xác.

Bước 2: Cơ quan hải quan nơi đi tiếp nhận và duyệt hồ sơ

Hệ thống tự động phân luồng hồ sơ vận chuyển:

• Luồng xanh: Phê duyệt tự động trên hệ thống.
• Luồng vàng: Kiểm tra chi tiết chứng từ giấy/điện tử.
• Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa tại cửa khẩu đi.

Bước 3: Niêm phong hải quan và lập biên bản bàn giao

Công chức hải quan thực hiện kẹp seal hải quan vào container hoặc phương tiện chứa hàng. Số seal được cập nhật trực tiếp lên hệ thống và biên bản bàn giao.

Trường hợp hàng siêu trường không thể niêm phong, hải quan sẽ ghi nhận nguyên trạng phương tiện.

Bước 4: Vận chuyển hàng hóa theo đúng tuyến đường và thời gian

Đơn vị vận tải di chuyển theo đúng tuyến đường đăng ký. Thời gian di chuyển không được vượt quá thời gian hải quan phê duyệt. Người vận tải phải giữ nguyên trạng seal hải quan trong suốt quá trình.

Bước 5: Kiểm tra, mở seal và giải phóng hàng tại chi cục nơi đến

Khi hàng đến chi cục hải quan nơi đến, công chức hải quan kiểm tra:

• Tình trạng seal hải quan và đối chiếu số seal.
• Tình trạng niêm phong của phương tiện vận tải.

Nếu hợp lệ, hải quan thực hiện nghiệp vụ BOA trên hệ thống để hoàn tất thủ tục.

Bảng so sánh thủ tục chuyển cửa khẩu và quá cảnh hàng hóa

Tiêu chí so sánh	Thủ tục chuyển cửa khẩu	Thủ tục quá cảnh hàng hóa
Mục đích	Đưa hàng nội địa về kho/ICD hoặc ra cửa khẩu	Vận chuyển qua lãnh thổ VN sang nước thứ 3
Chủ hàng	Doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Việt Nam	Doanh nghiệp nước ngoài hoặc đại lý ủy quyền
Tờ khai sử dụng	Tờ khai OLA hoặc tích hợp tờ khai XNK	Tờ khai quá cảnh (mã OLA/TĐ)
Thuế áp dụng	Nộp thuế theo loại hình XNK tương ứng	Miễn thuế (chịu sự giám sát hải quan)
Thời gian lưu kho	Theo thời hạn thông quan tờ khai	Theo thời hạn cho phép quá cảnh

 

Rủi ro thực tế và bài học kinh nghiệm khi chuyển cửa khẩu

Case study 1: Sự cố đứt seal hải quan trên đường vận chuyển

Công ty A vận chuyển 2 container máy móc từ Cảng Cát Lái về ICD Tân Cảng – Long Bình. Trên đường đi, xe tải va quệt làm rách seal hải quan.

Cách xử lý: Tài xế giữ hiện trường và báo ngay cho chi hải quan nơi đi và nơi đến. Hải quan tiến hành lập biên bản ghi nhận sự cố bất khả kháng. Công ty tránh được biện pháp xử lý kịp thời.

Case Study 2: Chạy tiến độ chuyển do tắc giao thông

Công ty B mịn hàng nông sản từ Tiền Giang ra Cảng Tân Cảng Hải Phòng. Do bão lũ, xe bị kẹt 3 ngày, đã vượt quá thời hạn đăng ký trên tờ khai OLA.

Cách xử lý: Công ty B gửi văn bản giải mã kèm theo xác nhận của chính quyền địa phương. Hải quan nơi đến thời hạn chuyển giao mà không bị xử phạt.

 

Mức độ xử phạt vi phạm hành chính doanh nghiệp cần tránh

Theo Nghị định 128/2020/ND-CP, các vi phạm về chuyển cửa khẩu bị phạt nặng:

• Phạt từ 2.000.000 – 5.000.000 VNĐ: Tự ý thay đổi tuyến đường vận hành.
• Phạt từ 5.000.000 – 10.000.000 VNĐ: Vận chuyển hàng hóa quá thời hạn quy định.
• Phạt từ 10.000.000 – 20.000.000 VNĐ: Tự ý phá phong phong hải quan.

Dịch vụ làm thủ tục hải quan và chuyển cửa khẩu uy tín

Thực hiện thủ tục liên tục khai báo chuyển cửa khẩu Yêu cầu tính chính xác cao. Chỉ một sai sót nhỏ về số seal hay lộ trình cũng có thể phát sinh chi phí lưu kho bãi.

Doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị dịch vụ logistics chuyên nghiệp để:

• Tư vấn chính xác loại mã hóa và quy trình thực hiện.
• Khai báo tờ khai OLA nhanh chóng, duyệt luồng ngay trong ngày.
• Điều động xe đầu kéo có gắn thiết bị định vị GPS đạt tiêu chuẩn.
• Xử lý phát sinh tại cửa khẩu đi và cửa khẩu đến gói hoàn chỉnh.

kết luận

Thủ tục chuyển cửa khẩu đóng vai trò quan trọng trong công việc tối ưu hóa chi phí hậu cần và giảm tải cho các biển cửa khẩu. Việc làm rõ các văn bản luật, quy trình 5 bước cũng như các lưu ý về niêm phong hải quan sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong mọi hoạt động xuất nhập khẩu. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong quá trình làm hồ sơ, hãy liên hệ dịch vụ uy tín ngay để được hỗ trợ tối đa.

Các câu hỏi thường gặp về thủ tục chuyển cửa khẩu (FAQ)

1. Hàng hóa chuyển cửa khẩu có bắt buộc phải kẹp seal hải quan không? Có. Hàng hóa chuyển cửa khẩu bắt buộc phải kẹp seal hải quan hoặc seal hãng tàu hải quan chấp nhận. Trường hợp hàng siêu thị không thể kẹp seal, hải quan sẽ niêm phong phong phương tiện hoặc ghi trạng thái nhận nguyên.
2. Thời gian chuyển hàng chuyển cửa khẩu được quy định như thế nào? Thời gian vận hành do cơ quan hải quan quyết định dựa trên cách tải xuống địa phương và phương tiện tiện lợi. Thông thường, thời gian này dao động từ 24 giờ đến 72 giờ tùy tuyến đường.
3. Nếu xe gặp tai nạn trên đường làm hỏng seal thì xử lý ra sao? Tài khoản phải giữ trường hiện tại, thông báo cho một phương thức để lập biên bản. Đồng thời, doanh nghiệp phải báo ngay cho chi địa hải quan nơi đi và nơi đến để phối hợp kiểm tra.
4. Doanh nghiệp có thể đăng ký thay đổi trình chuyển đổi hiển thị không? Doanh nghiệp có thể thay đổi trình bày nhưng phải có lý do chính đáng. Bạn cần phải viết lại văn bản đề nghị điều chỉnh trên hệ thống điện tử trước khi chuyển qua trình bày mới.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ tư vấn chi tiết hơn, vui lòng tham khảodịch vụ tiếp tục toàn bộ góicủa chúng tôi.