Trong bối cảnh chi phí logistics ngày càng leo thang, đặc biệt là vận chuyển quốc tế, việc kiểm soát và tối ưu chi phí vận chuyển hàng xuất khẩu đã trở thành bài toán sống còn đối với nhiều doanh nghiệp. Nếu không có chiến lược phù hợp, chi phí logistics có thể chiếm tới 20–30% giá thành sản phẩm, làm giảm sức cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
Dưới đây là 7 cách hiệu quả, thực tế và đã được nhiều doanh nghiệp xuất khẩu áp dụng thành công để giảm mạnh chi phí vận chuyển hàng hóa ra nước ngoài.
1. Lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp với từng loại hàng
Không phải lúc nào vận chuyển nhanh nhất cũng là phương án tối ưu nhất. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ giữa các hình thức như đường biển, đường hàng không, đường bộ hoặc vận chuyển đa phương thức.
Với hàng hóa số lượng lớn, không gấp về thời gian, vận chuyển đường biển luôn là giải pháp tiết kiệm chi phí nhất. Ngược lại, hàng có giá trị cao, yêu cầu giao nhanh thì vận chuyển hàng không sẽ phù hợp hơn dù chi phí cao. Việc lựa chọn đúng phương thức vận chuyển giúp doanh nghiệp tránh lãng phí ngân sách không cần thiết.
2. Tối ưu quy cách đóng gói hàng hóa xuất khẩu
Đóng gói hàng hóa không chỉ để bảo vệ sản phẩm mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận chuyển. Hàng hóa cồng kềnh, đóng gói dư thừa sẽ làm tăng trọng lượng tính cước hoặc thể tích, từ đó đội chi phí lên rất cao.
Doanh nghiệp nên thiết kế bao bì gọn nhẹ, đúng tiêu chuẩn quốc tế, tận dụng tối đa không gian container. Việc tối ưu đóng gói không chỉ giảm chi phí vận chuyển mà còn hạn chế rủi ro hư hỏng trong quá trình vận chuyển quốc tế.
3. Gom hàng và tận dụng hình thức vận chuyển LCL
Đối với các doanh nghiệp xuất khẩu vừa và nhỏ, việc không đủ hàng để đóng nguyên container là điều rất phổ biến. Trong trường hợp này, hình thức gom hàng lẻ (LCL) là giải pháp giúp tiết kiệm chi phí đáng kể.
Bằng cách chia sẻ container với các lô hàng khác, doanh nghiệp chỉ phải trả chi phí dựa trên khối lượng hoặc thể tích thực tế của hàng hóa. Tuy nhiên, cần lựa chọn đơn vị logistics uy tín để đảm bảo thời gian giao hàng và hạn chế phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
4. Đàm phán giá cước và hợp đồng dài hạn với đơn vị vận chuyển
Một trong những cách giảm chi phí vận chuyển hiệu quả nhưng thường bị bỏ qua là đàm phán giá cước. Doanh nghiệp xuất khẩu có sản lượng ổn định nên chủ động làm việc với đơn vị logistics để ký hợp đồng dài hạn.
Việc hợp tác lâu dài giúp doanh nghiệp được hưởng mức giá ưu đãi hơn, hạn chế biến động cước theo mùa cao điểm, đồng thời nhận được sự hỗ trợ tốt hơn trong xử lý chứng từ và thông quan hàng hóa.
5. Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu đầy đủ và chính xác
Sai sót trong chứng từ là nguyên nhân hàng đầu gây phát sinh chi phí không đáng có như lưu kho, lưu container, phạt chậm thông quan hoặc thậm chí bị trả hàng.
Doanh nghiệp cần đảm bảo các chứng từ xuất khẩu như hóa đơn thương mại, packing list, vận đơn, chứng nhận xuất xứ được chuẩn bị chính xác ngay từ đầu. Việc này giúp quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm thời gian và giảm đáng kể chi phí phát sinh.
6. Ứng dụng công nghệ và phần mềm quản lý logistics
Công nghệ đang đóng vai trò ngày càng quan trọng trong việc tối ưu chi phí vận chuyển. Các phần mềm quản lý logistics giúp doanh nghiệp theo dõi hành trình hàng hóa, kiểm soát chi phí, so sánh giá cước và phát hiện sớm các rủi ro phát sinh.
Việc ứng dụng công nghệ không chỉ giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, giảm sai sót và tăng tính minh bạch trong toàn bộ chuỗi cung ứng xuất khẩu.
7. Hợp tác với đơn vị logistics chuyên nghiệp, am hiểu thị trường
Một đối tác logistics uy tín, có kinh nghiệm vận chuyển quốc tế sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn tuyến đường tối ưu, xử lý nhanh các vấn đề phát sinh và tư vấn giải pháp tiết kiệm chi phí phù hợp với từng loại hàng.
Thay vì tự xử lý mọi khâu, việc hợp tác với đơn vị logistics chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi, đồng thời giảm thiểu rủi ro và chi phí vận chuyển không cần thiết.
Giảm chi phí vận chuyển hàng xuất khẩu không phải là cắt giảm chất lượng dịch vụ mà là tối ưu toàn bộ quy trình logistics một cách thông minh và có chiến lược. Từ việc lựa chọn phương thức vận chuyển, tối ưu đóng gói, chuẩn bị chứng từ đến hợp tác với đối tác logistics uy tín, mỗi bước đều góp phần giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
Trong bối cảnh xuất khẩu ngày càng cạnh tranh, doanh nghiệp nào kiểm soát tốt chi phí logistics sẽ là doanh nghiệp nắm lợi thế bền vững trong dài hạn.