Xuất khẩu gạo: Điều kiện, hồ sơ, thủ tục 2026

Xuất khẩu gạo không chỉ yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị hợp đồng, hóa đơn và tờ khai hải quan mà còn phải đáp ứng điều kiện kinh doanh, kiểm soát chất lượng và quy định của thị trường nhập khẩu. Tùy chủng loại gạo và hình thức giao dịch, thương nhân có thể phải có Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo, kiểm dịch thực vật, hun trùng, chứng nhận chất lượng hoặc C/O. Bài viết dưới đây được đội ngũ TCL Logistics biên soạn nhằm giúp doanh nghiệp nắm rõ điều kiện, hồ sơ và quy trình xuất khẩu gạo cập nhật năm 2026.

Đọc thêm: Dịch vụ hải quan – thủ tục xuất nhập khẩu tại TCL Logistics

Mục lục

1. Xuất khẩu gạo có phải xin giấy phép không?
2. Quy định xuất khẩu gạo năm 2026
3. Điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo
4. Trường hợp không cần Giấy chứng nhận
5. Quy định về ủy thác xuất khẩu
6. Hồ sơ xuất khẩu gạo
7. Mã HS và chính sách thuế
8. Kiểm dịch, hun trùng và C/O
9. Quy trình xuất khẩu gạo từng bước
10. Đóng gói và vận chuyển gạo
11. Chi phí xuất khẩu
12. Những lỗi doanh nghiệp cần tránh
13. Câu hỏi thường gặp

 

Xuất khẩu gạo có phải xin giấy phép không?

Doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu gạo thông thường phải được Bộ Công Thương cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo trước khi thực hiện hoạt động kinh doanh.

Giấy chứng nhận này là điều kiện kinh doanh của thương nhân, không phải giấy phép được cấp riêng cho từng lô hàng hoặc từng hợp đồng. Nghị định 107/2018/NĐ-CP quy định thương nhân phải có ít nhất một kho chuyên dùng chứa thóc, gạo và một cơ sở xay xát hoặc chế biến phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật áp dụng.

Doanh nghiệp cần phân biệt ba nhóm giấy tờ:

Loại giấy tờ	Mục đích
Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh	Xác nhận thương nhân đủ tư cách kinh doanh xuất khẩu gạo
Hồ sơ hải quan theo lô hàng	Thực hiện thủ tục đưa hàng ra khỏi Việt Nam
Chứng từ chuyên ngành	Chứng minh kiểm dịch, xuất xứ, chất lượng hoặc điều kiện của nước nhập khẩu

Một số chủng loại đặc thù gồm gạo hữu cơ, gạo đồ và gạo tăng cường vi chất dinh dưỡng được áp dụng cơ chế ngoại lệ. Doanh nghiệp chỉ kinh doanh xuất khẩu các loại này có thể không phải xin Giấy chứng nhận nhưng phải có tài liệu chứng minh đúng chủng loại khi làm thủ tục hải quan.

Quy định xuất khẩu gạo cập nhật năm 2026

Khung pháp lý chính được áp dụng khi cập nhật bài viết gồm:

• Nghị định 107/2018/NĐ-CP về kinh doanh xuất khẩu gạo;
• Nghị định 01/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 1/3/2025, sửa đổi Nghị định 107;
• Thông tư 35/2025/TT-BCT, có hiệu lực từ ngày 18/7/2025, sửa đổi quy định về chế độ báo cáo;
• Quy định về hải quan, thuế, kiểm dịch thực vật, an toàn thực phẩm và xuất xứ;
• Quy định riêng của nước nhập khẩu.

Bộ Công Thương từng công bố dự thảo nghị định thay thế Nghị định 107/2018/NĐ-CP và Nghị định 01/2025/NĐ-CP vào tháng 9/2025. Tuy nhiên, doanh nghiệp không được áp dụng nội dung dự thảo như một quy định đã có hiệu lực. Hồ sơ thực tế cần được kiểm tra theo văn bản chính thức tại thời điểm mở tờ khai.

Điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo

Có kho chuyên dùng chứa thóc, gạo

Thương nhân phải có ít nhất một kho chuyên dùng chứa thóc, gạo phù hợp với tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia.

Kho có thể:

• Thuộc sở hữu của thương nhân;
• Hoặc được thuê từ tổ chức, cá nhân khác.

Nếu thuê, hợp đồng phải được lập bằng văn bản và có thời hạn thuê tối thiểu 5 năm. Kho đã được một thương nhân kê khai để xin Giấy chứng nhận không được cho thương nhân khác sử dụng lại nhằm chứng minh điều kiện kinh doanh.

Doanh nghiệp cần kiểm soát thêm các yếu tố vận hành như:

• Khả năng chống ẩm và chống côn trùng;
• Điều kiện vệ sinh;
• Phân khu theo chủng loại và lô hàng;
• Hệ thống theo dõi nhập – xuất – tồn;
• Truy xuất nguồn gốc;
• Biện pháp phòng cháy, chữa cháy;
• Khả năng kiểm soát chất lượng trong thời gian lưu kho.

Có cơ sở xay xát hoặc chế biến thóc, gạo

Thương nhân phải có ít nhất một cơ sở xay xát hoặc chế biến đáp ứng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật áp dụng.

Cơ sở có thể thuộc sở hữu hoặc được thuê theo hợp đồng tối thiểu 5 năm. Thiết bị và quy trình vận hành cần phù hợp với sản phẩm doanh nghiệp đăng ký xuất khẩu.

Hồ sơ vận hành nên thể hiện được:

• Năng lực xay xát;
• Năng lực đánh bóng, tách màu;
• Kiểm soát tỷ lệ tấm;
• Kiểm soát độ ẩm;
• Loại bỏ tạp chất;
• Đóng gói;
• Kiểm tra kim loại;
• Truy xuất nguyên liệu và thành phẩm.

Có Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh

Bộ Công Thương là cơ quan cấp Giấy chứng nhận. Hồ sơ cơ bản gồm:

1. Đơn đề nghị theo mẫu;
2. Bản sao giấy đăng ký doanh nghiệp, đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đầu tư;
3. Hợp đồng thuê kho, cơ sở xay xát hoặc tài liệu chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng;
4. Các tài liệu bổ sung theo tình trạng thực tế của hồ sơ.

Theo Nghị định 107/2018/NĐ-CP, thời hạn xem xét cấp là 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Giấy chứng nhận có hiệu lực 5 năm kể từ ngày cấp.

Chấp hành hậu kiểm điều kiện kinh doanh

Thương nhân tự kê khai và chịu trách nhiệm về hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận. Sau khi được cấp, kho và cơ sở xay xát sẽ được hậu kiểm.

Theo quy định sửa đổi từ năm 2025, trong vòng 45 ngày kể từ ngày Bộ Công Thương cấp Giấy chứng nhận, cơ quan có thẩm quyền tại địa phương tổ chức hậu kiểm các cơ sở đã kê khai.

Doanh nghiệp không nên hiểu rằng được cấp giấy là đã hoàn tất mọi nghĩa vụ. Nếu thông tin khai không đúng hoặc cơ sở không đáp ứng điều kiện, Giấy chứng nhận có thể bị xem xét xử lý theo quy định.

Duy trì dự trữ lưu thông

Thương nhân kinh doanh xuất khẩu gạo phải thường xuyên duy trì mức dự trữ lưu thông tối thiểu bằng 5% lượng gạo đã xuất khẩu trong 6 tháng trước đó. Việc giảm mức dự trữ từ 10% xuống 5% là một trong những thay đổi của Nghị định 107 so với cơ chế cũ.

Số liệu dự trữ phải có khả năng đối chiếu với:

• Sổ kho;
• Phiếu nhập – xuất;
• Hợp đồng mua hàng;
• Tờ khai xuất khẩu;
• Báo cáo tồn kho;
• Sổ sách kế toán.

Thực hiện chế độ báo cáo

Theo Thông tư 35/2025/TT-BCT, trước ngày 05 hằng tháng, thương nhân phải báo cáo lượng thóc, gạo thực tế tồn kho theo từng chủng loại tới các cơ quan, tổ chức được quy định.

Việc không thực hiện báo cáo sau khi đã được cơ quan quản lý đôn đốc có thể dẫn đến xem xét thu hồi Giấy chứng nhận. Doanh nghiệp nên phân công rõ bộ phận phụ trách báo cáo, lưu bằng chứng gửi và đối chiếu số liệu giữa kho, kế toán, xuất nhập khẩu.

Trường hợp nào không cần Giấy chứng nhận?

Thương nhân chỉ xuất khẩu các sản phẩm sau không phải đáp ứng điều kiện về kho, cơ sở xay xát và không phải có Giấy chứng nhận:

• Gạo hữu cơ;
• Gạo đồ;
• Gạo tăng cường vi chất dinh dưỡng.

Khi làm thủ tục hải quan, thương nhân phải xuất trình văn bản xác nhận, chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền hoặc chứng thư giám định chứng minh sản phẩm đáp ứng tiêu chí của loại gạo đã khai báo.

Chủng loại	Giấy chứng nhận kinh doanh	Tài liệu cần chú ý
Gạo trắng thông thường	Có	Giấy chứng nhận và hồ sơ xuất khẩu
Gạo thơm thông thường	Có	Chứng minh giống, chất lượng nếu thị trường yêu cầu
Gạo nếp	Có	Phân loại sản phẩm và hồ sơ chất lượng
Gạo hữu cơ	Có thể được miễn	Chứng nhận hoặc chứng thư giám định phù hợp
Gạo đồ	Có thể được miễn	Tài liệu xác nhận đúng quy trình, chủng loại
Gạo tăng cường vi chất	Có thể được miễn	Chứng nhận sản phẩm đáp ứng tiêu chí

Không nên tự động coi “gạo cao cấp”, “gạo sạch” hoặc “gạo thơm” là gạo hữu cơ để áp dụng cơ chế miễn. Tên thương mại phải phù hợp với bản chất sản phẩm và tài liệu chứng minh.

Doanh nghiệp có được ủy thác xuất khẩu gạo không?

Doanh nghiệp được phép thực hiện ủy thác, nhưng từ ngày 1/3/2025 phải đặc biệt lưu ý tư cách của hai bên.

Thương nhân có Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo chỉ được:

• Ủy thác xuất khẩu cho thương nhân có Giấy chứng nhận;
• Hoặc nhận ủy thác từ thương nhân có Giấy chứng nhận.

Điều này có nghĩa doanh nghiệp kinh doanh gạo thông thường chưa đáp ứng điều kiện không nên mặc định chỉ cần thuê một đơn vị logistics hoặc một công ty có chức năng xuất nhập khẩu đứng tên là có thể hoàn thành hoạt động ủy thác.

Trước khi ký hợp đồng, cần kiểm tra:

1. Giấy chứng nhận của bên ủy thác;
2. Giấy chứng nhận của bên nhận ủy thác;
3. Phạm vi công việc;
4. Trách nhiệm về chất lượng và nguồn hàng;
5. Nghĩa vụ khai hải quan;
6. Trách nhiệm về kiểm dịch, C/O và chứng từ;
7. Nghĩa vụ thanh toán, thuế và báo cáo;
8. Cách xử lý khi lô hàng bị từ chối.

Đối với gạo hữu cơ, gạo đồ hoặc gạo tăng cường vi chất thuộc diện ngoại lệ, doanh nghiệp cần đánh giá riêng hồ sơ sản phẩm và mô hình giao dịch.

Xuất khẩu gạo có phải đăng ký hợp đồng không?

Theo cơ chế hiện hành, doanh nghiệp không phải đăng ký từng hợp đồng xuất khẩu gạo tại Hiệp hội Lương thực Việt Nam như quy định cũ.

Nghị định 107/2018/NĐ-CP đã bãi bỏ thủ tục đăng ký hợp đồng, đồng thời bãi bỏ cơ chế giá sàn xuất khẩu bắt buộc.

Tuy nhiên, hợp đồng ngoại thương vẫn là chứng từ quan trọng để xác định:

• Đối tác mua hàng;
• Chủng loại và chất lượng gạo;
• Số lượng, dung sai;
• Giá bán;
• Điều kiện Incoterms;
• Cảng giao hàng;
• Phương thức thanh toán;
• Điều kiện giám định;
• Trách nhiệm khi hàng không đạt chất lượng.

Không phải đăng ký hợp đồng không đồng nghĩa doanh nghiệp được miễn nghĩa vụ lưu trữ, báo cáo hoặc giải trình giao dịch.

Các loại gạo thường được xuất khẩu

Các sản phẩm gạo xuất khẩu có thể được chia theo giống, mức độ chế biến, tỷ lệ tấm và quy cách đóng gói.

Một số chủng loại phổ biến trên thị trường gồm Nàng Hoa, Jasmine 85, Japonica, nếp, tấm nếp, Đài Thơm 8, OM4900 và OM5451.

Nhóm sản phẩm	Nội dung cần kiểm tra
Gạo thơm	Giống, độ thuần, hương thơm, tỷ lệ tấm
Gạo trắng	Độ ẩm, tạp chất, hạt vàng, mức độ xay xát
Gạo Japonica	Hình dạng hạt, độ dẻo, độ đồng đều
Gạo nếp	Chủng loại, độ trắng, tạp chất, độ ẩm
Gạo hữu cơ	Phạm vi và hiệu lực chứng nhận hữu cơ
Gạo đồ	Quy trình chế biến và chứng từ xác định chủng loại
Gạo bán lẻ	Nhãn, bao bì, ngôn ngữ và an toàn thực phẩm

Doanh nghiệp không nên chỉ ghi “Vietnamese Rice” trong hợp đồng. Mô tả nên đủ chi tiết để xác định chủng loại, chất lượng và trách nhiệm nghiệm thu.

Mã HS gạo xuất khẩu

Gạo thuộc Chương 10, nhóm 1006. Việc chọn mã chi tiết phụ thuộc mức độ chế biến, chủng loại và mô tả thực tế. Bài tham khảo của Real Logistics cũng phân loại gạo xuất khẩu theo các phân nhóm 100610, 100620, 100630 và 100640.

Phân nhóm	Mô tả tổng quát
100610	Thóc
100620	Gạo lứt
100630	Gạo đã xát toàn bộ hoặc sơ bộ
100640	Gạo tấm

Khi phân loại, doanh nghiệp cần căn cứ:

• Gạo còn vỏ trấu hay đã bóc vỏ;
• Mức độ xay xát;
• Có phải gạo đồ không;
• Gạo nếp hay gạo tẻ;
• Tỷ lệ tấm;
• Mô tả và quy cách thương mại;
• Hồ sơ kỹ thuật và mẫu hàng.

Không nên chọn mã HS chỉ dựa trên tên gọi của nhà cung cấp. Mã sai có thể làm ảnh hưởng tờ khai, chính sách thuế, C/O và thống kê xuất khẩu.

Hồ sơ xuất khẩu gạo gồm những gì?

Doanh nghiệp cần phân biệt hồ sơ hải quan, bộ chứng từ thương mại và chứng từ theo thị trường.

Hồ sơ phục vụ khai báo hải quan

Tùy loại hình và lô hàng, hồ sơ thường có:

• Tờ khai hải quan xuất khẩu;
• Hóa đơn thương mại;
• Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo;
• Tài liệu chứng minh sản phẩm thuộc diện miễn Giấy chứng nhận, nếu áp dụng;
• Giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành nếu có;
• Tài liệu giải trình mã HS, chủng loại và trị giá khi được yêu cầu.

Thành phần chính xác cần được đối chiếu với quy định hải quan và trạng thái xử lý của từng tờ khai.

Bộ chứng từ thương mại và vận tải

Doanh nghiệp thường chuẩn bị:

• Sales Contract;
• Commercial Invoice;
• Packing List;
• Booking Confirmation;
• Phiếu cân;
• Biên bản giao nhận;
• Bill of Lading;
• Chứng từ bảo hiểm nếu có;
• Chứng thư giám định theo hợp đồng.

Chứng từ theo yêu cầu thị trường

Có thể gồm:

• Phytosanitary Certificate;
• Fumigation Certificate;
• Certificate of Origin;
• Certificate of Quality;
• Certificate of Analysis;
• Health Certificate;
• Chứng nhận hữu cơ;
• Chứng nhận chủng loại gạo thơm;
• Tài liệu truy xuất nguồn gốc;
• Kết quả phân tích dư lượng.

Chứng từ	Bắt buộc mọi lô?	Phụ thuộc vào
Tờ khai hải quan	Có	Quy định hải quan
Invoice	Thông thường có	Bản chất giao dịch
Packing List	Không phải lúc nào cũng là hồ sơ pháp lý bắt buộc	Hợp đồng, hãng tàu, quy trình kiểm tra
C/O	Không	FTA hoặc yêu cầu của người mua
Kiểm dịch thực vật	Không áp dụng giống nhau cho mọi thị trường	Quy định nước nhập khẩu
Hun trùng	Không	Thị trường, hợp đồng, kết quả kiểm tra
Chứng nhận chất lượng	Tùy trường hợp	Tiêu chuẩn và hợp đồng

Lưu ý, CFS là Giấy chứng nhận lưu hành tự do, không đồng nghĩa với Certificate of Quality. Hai loại chứng từ có mục đích khác nhau.

Gạo xuất khẩu có phải kiểm dịch thực vật không?

Việc kiểm dịch cần được xác định theo:

• Yêu cầu của nước nhập khẩu;
• Điều ước hoặc thỏa thuận giữa hai nước;
• Loại sản phẩm;
• Hợp đồng mua bán;
• Yêu cầu của người mua hoặc ngân hàng.

Cục Trồng trọt và Bảo vệ thực vật công bố thủ tục cấp Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật xuất khẩu, đồng thời duy trì hệ thống tra cứu yêu cầu của các thị trường nhập khẩu.

Quy trình thường gồm:

1. Kiểm tra yêu cầu kiểm dịch của thị trường;
2. Đăng ký kiểm dịch;
3. Chuẩn bị lô hàng và địa điểm kiểm tra;
4. Cơ quan kiểm dịch kiểm tra hoặc lấy mẫu;
5. Thực hiện biện pháp xử lý nếu có yêu cầu;
6. Nhận Giấy chứng nhận kiểm dịch;
7. Đối chiếu nội dung chứng nhận với bộ chứng từ.

Thông tin cần thống nhất gồm:

• Tên người xuất khẩu;
• Tên người nhập khẩu;
• Tên khoa học hoặc mô tả sản phẩm;
• Khối lượng;
• Số lượng bao;
• Container và seal;
• Cảng đi, cảng đến;
• Nước xuất xứ.

Xuất khẩu gạo có cần hun trùng không?

Không phải mọi lô gạo đều mặc định phải hun trùng.

Yêu cầu có thể phát sinh từ:

• Quy định của nước nhập khẩu;
• Điều kiện kiểm dịch;
• Hợp đồng;
• L/C;
• Yêu cầu của người mua;
• Kết quả kiểm tra lô hàng;
• Phương pháp đóng gói và vận chuyển.

Hun trùng và kiểm dịch là hai nghiệp vụ khác nhau. Hun trùng là biện pháp xử lý sinh vật gây hại, còn kiểm dịch là hoạt động kiểm tra và chứng nhận lô hàng đáp ứng yêu cầu kiểm dịch.

Một số thị trường còn quy định danh sách đơn vị được phép khử trùng hoặc yêu cầu cụ thể về hoạt chất và thời gian xử lý. Cục Trồng trọt và Bảo vệ thực vật từng công bố riêng danh sách đơn vị được phép khử trùng gạo xuất khẩu sang Trung Quốc.

Doanh nghiệp cần bố trí thời điểm hun trùng phù hợp với:

• Kế hoạch đóng container;
• Thời gian cách ly;
• Cut-off cảng;
• Lịch tàu;
• Thời điểm cấp chứng thư;
• Thời hạn của chứng từ.

Xuất khẩu gạo có cần C/O không?

C/O không bắt buộc cho mọi lô hàng xuất khẩu gạo.

Doanh nghiệp thường xin C/O khi:

• Người nhập khẩu muốn hưởng thuế ưu đãi;
• Giao dịch thuộc một FTA;
• Người mua yêu cầu chứng minh xuất xứ;
• Ngân hàng yêu cầu trong bộ chứng từ thanh toán;
• Thị trường áp dụng hạn ngạch hoặc cơ chế quản lý liên quan đến xuất xứ.

Thông tin trên C/O phải thống nhất với:

• Tờ khai;
• Invoice;
• Packing List;
• Vận đơn;
• Mã HS;
• Số lượng và trọng lượng;
• Người xuất khẩu;
• Tiêu chí xuất xứ.

Sai lệch có thể khiến người mua không được hưởng ưu đãi thuế hoặc phải giải trình với cơ quan hải quan nước nhập khẩu.

Quy định về chất lượng gạo xuất khẩu

Hợp đồng cần quy định cụ thể các chỉ tiêu chất lượng thay vì chỉ ghi “gạo đạt tiêu chuẩn xuất khẩu”.

Các chỉ tiêu thường được quan tâm gồm:

• Tỷ lệ tấm;
• Độ ẩm;
• Tạp chất;
• Hạt vàng;
• Hạt hư hỏng;
• Hạt bạc phấn;
• Mức độ xay xát;
• Độ trắng;
• Dư lượng thuốc bảo vệ thực vật;
• Kim loại nặng;
• Độc tố;
• Sinh vật gây hại;
• Mùi và màu sắc.

TIGIFOOD mô tả quá trình chế biến gạo xuất khẩu gồm sàng tạp chất, xay xát, đánh bóng, kiểm soát độ ẩm, phân loại tỷ lệ tấm, tách màu, loại bỏ đá sạn và kiểm tra kim loại trước khi đóng gói. Đây là các công đoạn cho thấy chất lượng cần được quản lý xuyên suốt thay vì chỉ kiểm nghiệm ở khâu cuối.

Hợp đồng nên xác định thêm:

• Tiêu chuẩn áp dụng;
• Phương pháp lấy mẫu;
• Phòng thử nghiệm hoặc đơn vị giám định;
• Địa điểm giám định;
• Kết quả nào được coi là cuối cùng;
• Cách xử lý khi chất lượng không đạt.

Quy định đóng gói và ghi nhãn

Quy cách đóng gói

Gạo có thể được đóng theo các hình thức:

• Túi bán lẻ dưới 5kg;
• Bao 10kg;
• Bao 25kg;
• Bao 50kg;
• Jumbo bag;
• Container bulk có liner chuyên dụng.

Bao bì tiếp xúc trực tiếp với gạo phải phù hợp với yêu cầu an toàn thực phẩm và bảo vệ sản phẩm khỏi độ ẩm, mùi lạ, côn trùng.

Nhãn sản phẩm và shipping mark

Nhãn bán lẻ có thể cần thể hiện:

• Tên sản phẩm;
• Thành phần hoặc chủng loại;
• Khối lượng tịnh;
• Xuất xứ;
• Tên nhà sản xuất hoặc xuất khẩu;
• Số lô;
• Ngày sản xuất;
• Hạn sử dụng;
• Hướng dẫn bảo quản;
• Thông tin nhà nhập khẩu;
• Ngôn ngữ theo quy định nước đến.

Shipping mark dùng để nhận diện kiện hàng trong quá trình vận chuyển, thường gồm:

• Tên người nhận;
• Cảng đến;
• Số hợp đồng hoặc Invoice;
• Số thứ tự bao hoặc pallet;
• Nước xuất xứ;
• Ký hiệu xử lý, bảo quản.

Không nên đồng nhất shipping mark với nhãn sản phẩm bán lẻ.

Quy trình xuất khẩu gạo từng bước

Bước 1: Kiểm tra tư cách của doanh nghiệp

Doanh nghiệp xác định:

• Có thuộc diện phải có Giấy chứng nhận không;
• Giấy chứng nhận còn hiệu lực không;
• Kho và cơ sở xay xát có đúng thông tin đã kê khai không;
• Hình thức ủy thác có đáp ứng điều kiện không.

Bước 2: Kiểm tra yêu cầu của thị trường nhập khẩu

Trước khi báo giá, cần xác định:

• Gạo có được phép nhập khẩu không;
• Có yêu cầu đăng ký nhà máy không;
• Chỉ tiêu an toàn thực phẩm;
• Mức dư lượng tối đa;
• Yêu cầu kiểm dịch;
• Yêu cầu hun trùng;
• Tiêu chuẩn bao bì và nhãn;
• Chứng từ bắt buộc.

Bước 3: Ký hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng cần làm rõ:

• Chủng loại gạo;
• Số lượng và dung sai;
• Tỷ lệ tấm;
• Độ ẩm;
• Quy cách đóng gói;
• Giá và điều kiện Incoterms;
• Lịch giao hàng;
• Giám định;
• Thanh toán;
• Khiếu nại;
• Trách nhiệm về chứng từ.

Bước 4: Chuẩn bị nguồn hàng

Nguồn hàng cần bảo đảm đồng nhất giữa các lô. Doanh nghiệp nên lập mã lô và lưu hồ sơ về:

• Giống;
• Khu vực nguyên liệu;
• Ngày nhập kho;
• Kết quả kiểm nghiệm;
• Quá trình chế biến;
• Tỷ lệ phối trộn nếu có;
• Số lượng thành phẩm.

Bước 5: Booking tàu

Doanh nghiệp lựa chọn:

• Hàng FCL;
• Hàng rời;
• Container 20 feet hoặc phương án phù hợp;
• Tuyến trực tiếp hoặc chuyển tải;
• Thời gian vận chuyển;
• Free time;
• Cut-off hàng và chứng từ.

Có thể tham khảo dịch vụ vận tải đường biển quốc tế để kiểm tra tuyến tàu, cước và phụ phí.

Bước 6: Kiểm nghiệm, kiểm dịch và hun trùng

Các nghiệp vụ được thực hiện theo yêu cầu của hợp đồng và nước nhập khẩu. Doanh nghiệp cần lập lịch phối hợp để tránh chứng thư được cấp sau thời điểm phải hoàn thiện bộ chứng từ.

Bước 7: Kiểm tra và đóng container

Trước khi đóng hàng, container cần được kiểm tra:

• Sàn khô;
• Không thủng;
• Không đọng nước;
• Không có mùi hóa chất;
• Không có côn trùng;
• Cửa kín;
• Seal phù hợp;
• Có giải pháp chống ẩm nếu cần.

Đối với gạo đóng bao, cần xếp hàng ổn định, hạn chế tiếp xúc trực tiếp với thành và sàn container. Vật liệu hút ẩm phải được lựa chọn phù hợp để không gây ảnh hưởng đến thực phẩm.

Bước 8: Khai báo hải quan

Người khai cần kiểm tra:

• Mã HS;
• Loại hình;
• Trị giá;
• Số lượng;
• Khối lượng;
• Cảng xuất;
• Số container;
• Giấy chứng nhận đủ điều kiện;
• Tài liệu chuyên ngành.

Sai lệch giữa tờ khai và chứng từ có thể ảnh hưởng đến thông quan, C/O và thanh toán.

Bước 9: Xin C/O và hoàn thiện chứng từ

Sau khi có dữ liệu tờ khai và vận chuyển, doanh nghiệp hoàn thiện:

• C/O;
• Chứng thư kiểm dịch;
• Chứng thư hun trùng;
• Chứng nhận chất lượng;
• Vận đơn;
• Bộ chứng từ thanh toán.

Bước 10: Gửi chứng từ và theo dõi lô hàng

Bộ chứng từ được gửi cho:

• Người mua;
• Ngân hàng;
• Đại lý đầu đến;
• Doanh nghiệp bảo hiểm nếu cần.

Doanh nghiệp tiếp tục theo dõi lịch tàu, chuyển tải, ETA và tình trạng giao hàng.

Bảng thời điểm chuẩn bị chứng từ

Giai đoạn	Chứng từ cần ưu tiên
Trước khi ký hợp đồng	Giấy chứng nhận, yêu cầu thị trường, tiêu chuẩn
Trước khi chuẩn bị hàng	Quy cách, chất lượng, bao bì, nhãn
Trước khi đóng hàng	Booking, kiểm dịch, hun trùng, kiểm nghiệm
Khi khai hải quan	Tờ khai, Invoice, tài liệu điều kiện kinh doanh
Sau khi tàu chạy	Vận đơn, C/O, chứng thư và bộ thanh toán

Chi phí xuất khẩu gạo gồm những gì?

Chi phí có thể gồm:

1. Giá mua lúa hoặc gạo nguyên liệu;
2. Xay xát, đánh bóng và phân loại;
3. Kiểm soát chất lượng;
4. Bao bì;
5. Đóng gói;
6. Kiểm nghiệm;
7. Giám định;
8. Kiểm dịch;
9. Hun trùng;
10. Vận chuyển nội địa;
11. Đóng container;
12. Thủ tục hải quan;
13. C/O;
14. Phí cảng;
15. Cước vận tải quốc tế;
16. Bảo hiểm;
17. Chi phí thanh toán và tài chính.

Chi phí thực tế thay đổi theo loại gạo, số lượng, tuyến đường, điều kiện giao hàng và yêu cầu chứng từ. Doanh nghiệp nên lập bảng giá theo từng lô thay vì áp dụng một đơn giá logistics cố định.

Đọc thêm: Hướng dẫn cách tính giá cước vận chuyển quốc tế

Những lỗi thường gặp khi xuất khẩu gạo

Không kiểm tra Giấy chứng nhận

Doanh nghiệp ký hợp đồng trước khi xác định tư cách xuất khẩu hoặc để giấy hết hiệu lực trong quá trình thực hiện.

Hiểu sai về ủy thác xuất khẩu

Bên ủy thác và nhận ủy thác không đáp ứng điều kiện theo quy định từ tháng 3/2025.

Tiếp tục đăng ký hợp đồng theo cơ chế cũ

Thủ tục đăng ký từng hợp đồng đã được bãi bỏ nhưng một số tài liệu cũ vẫn hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện.

Chọn sai mã HS

Mã khai không phù hợp với mức độ xay xát, chủng loại hoặc tỷ lệ tấm.

Không kiểm tra quy định nước nhập khẩu

Lô hàng đáp ứng yêu cầu trong nước nhưng không đạt dư lượng, nhãn hoặc kiểm dịch của thị trường đến.

Thông tin chứng từ không thống nhất

Sai lệch thường gặp gồm:

• Tên hàng;
• Khối lượng;
• Số bao;
• Container;
• Seal;
• Người mua;
• Cảng đến;
• Mã HS;
• Số Invoice.

Chất lượng không đúng hợp đồng

Độ ẩm, tỷ lệ tấm, tạp chất hoặc hạt vàng vượt mức thỏa thuận.

Container bị ẩm hoặc có mùi

Gạo hấp thụ mùi và độ ẩm trong hành trình, dẫn đến giảm chất lượng hoặc bị người mua khiếu nại.

Chậm hoàn thiện chứng từ

C/O, vận đơn hoặc chứng thư kiểm dịch được phát hành muộn, ảnh hưởng thanh toán và nhận hàng.

Checklist trước khi xuất khẩu gạo

Nội dung	Câu hỏi cần kiểm tra
Tư cách xuất khẩu	Giấy chứng nhận còn hiệu lực không?
Kho và nhà máy	Có đúng địa chỉ đã kê khai không?
Ủy thác	Hai bên có đáp ứng điều kiện không?
Chủng loại	Gạo có đúng mô tả hợp đồng không?
Mã HS	Phù hợp mức độ chế biến chưa?
Chất lượng	Đã có kết quả kiểm nghiệm chưa?
Kiểm dịch	Thị trường yêu cầu gì?
Hun trùng	Có bắt buộc và đúng thời điểm không?
Bao bì	Đúng kích thước, ngôn ngữ và vật liệu chưa?
Container	Khô, sạch, kín và không mùi chưa?
C/O	Có cần để hưởng ưu đãi không?
Cước biển	Đã kiểm tra phụ phí chưa?
Chứng từ	Tờ khai, Invoice, vận đơn có thống nhất không?
Thanh toán	Bộ chứng từ có đáp ứng L/C hoặc hợp đồng không?

Dịch vụ hỗ trợ xuất khẩu gạo tại TCL Logistics

TCL Logistics hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức vận chuyển và hoàn thiện thủ tục theo tình trạng thực tế của từng lô gạo.

Phạm vi dịch vụ có thể gồm:

• Kiểm tra bộ chứng từ;
• Tư vấn mã HS;
• Khai báo hải quan;
• Phối hợp kiểm dịch thực vật;
• Phối hợp hun trùng;
• Hỗ trợ chuẩn bị C/O;
• Booking tàu;
• Kiểm tra phụ phí;
• Vận chuyển container;
• Theo dõi lịch tàu;
• Hoàn thiện dữ liệu vận đơn;
• Giao nhận từ kho đến cảng;
• Vận tải FCL;
• Hỗ trợ giải pháp door-to-door.

Doanh nghiệp cần kết hợp kho, đóng gói và giao nhận có thể tham khảo:

• Dịch vụ vận tải đường biển
• Dịch vụ hải quan – thủ tục xuất nhập khẩu
• Dịch vụ cho thuê kho, đóng gói hàng hóa
• Dịch vụ thông quan hàng hóa trọn gói

FAQ về xuất khẩu gạo

Xuất khẩu gạo có cần giấy phép không?

Xuất khẩu gạo thông thường yêu cầu thương nhân có Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo. Đây là điều kiện kinh doanh, không phải giấy phép xin riêng cho từng lô hàng.

Doanh nghiệp chưa có kho có được xuất khẩu gạo không?

Doanh nghiệp có thể thuê kho và cơ sở xay xát. Hợp đồng thuê phải được lập bằng văn bản và có thời hạn tối thiểu 5 năm theo quy định hiện hành.

Xuất khẩu gạo hữu cơ có cần Giấy chứng nhận không?

Thương nhân chỉ xuất khẩu gạo hữu cơ có thể không phải có Giấy chứng nhận, nhưng phải có tài liệu xác nhận hoặc chứng thư giám định chứng minh sản phẩm đáp ứng tiêu chí.

Có phải đăng ký hợp đồng xuất khẩu gạo không?

Không. Thủ tục đăng ký từng hợp đồng tại Hiệp hội Lương thực Việt Nam đã được bãi bỏ. Doanh nghiệp vẫn phải ký và lưu hợp đồng để phục vụ khai báo, thanh toán và kiểm tra.

Có được ủy thác xuất khẩu gạo không?

Có, nhưng đối với gạo thông thường, thương nhân có Giấy chứng nhận chỉ được ủy thác hoặc nhận ủy thác từ thương nhân cũng có Giấy chứng nhận.

Mã HS gạo xuất khẩu là bao nhiêu?

Gạo thuộc nhóm HS 1006. Mã chi tiết phụ thuộc gạo là thóc, gạo lứt, gạo đã xát hay gạo tấm.

Gạo xuất khẩu có phải kiểm dịch không?

Việc kiểm dịch phụ thuộc quy định của nước nhập khẩu, hợp đồng và yêu cầu áp dụng cho sản phẩm. Doanh nghiệp cần tra cứu từng thị trường trước khi giao hàng.

Gạo xuất khẩu có cần hun trùng không?

Không phải mọi lô hàng đều bắt buộc. Hun trùng được thực hiện khi nước nhập khẩu, hợp đồng, L/C hoặc cơ quan kiểm dịch yêu cầu.

C/O có bắt buộc không?

Không. C/O thường được xin để người nhập khẩu hưởng thuế ưu đãi hoặc đáp ứng yêu cầu của hợp đồng, ngân hàng và thị trường.

Gạo xuất khẩu có chịu thuế xuất khẩu không?

Doanh nghiệp cần xác định mã HS chi tiết và đối chiếu biểu thuế xuất khẩu có hiệu lực tại ngày đăng ký tờ khai. Không nên kết luận chỉ dựa trên tên gọi “gạo” vì chính sách thuế có thể được điều chỉnh và còn phụ thuộc sản phẩm thực tế.

Hàng hóa xuất khẩu đáp ứng điều kiện có thể áp dụng thuế suất thuế GTGT 0%, nhưng doanh nghiệp phải có đầy đủ hợp đồng, chứng từ thanh toán và hồ sơ chứng minh hàng đã xuất khẩu theo quy định thuế tại thời điểm thực hiện.

Gạo nên vận chuyển bằng container nào?

Gạo đóng bao thường được vận chuyển bằng container khô. Loại và số lượng container phụ thuộc trọng lượng hàng, quy cách bao, giới hạn tải trọng và quy định của tuyến vận chuyển.

Hồ sơ xuất khẩu gạo gồm những gì?

Hồ sơ thường gồm tờ khai, Invoice, hợp đồng, Packing List, chứng từ vận tải, Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoặc tài liệu chứng minh ngoại lệ. Kiểm dịch, hun trùng, C/O và chứng nhận chất lượng được chuẩn bị theo yêu cầu của từng thị trường.

Kết luận

Xuất khẩu gạo thông thường là hoạt động kinh doanh có điều kiện. Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần kiểm tra Giấy chứng nhận, kho chứa, cơ sở xay xát và tư cách của các bên nếu thực hiện ủy thác.

Từ năm 2025, quy định về ủy thác và chế độ báo cáo đã được điều chỉnh. Doanh nghiệp không còn phải đăng ký từng hợp đồng xuất khẩu nhưng vẫn phải duy trì dự trữ, báo cáo tồn kho và chấp hành hậu kiểm.

Đối với từng lô hàng, kiểm dịch, hun trùng, C/O và chứng nhận chất lượng cần được xác định theo thị trường nhập khẩu và hợp đồng. Không nên áp dụng một bộ chứng từ chung cho mọi quốc gia.

Khâu logistics cũng cần được kiểm soát chặt chẽ, đặc biệt là độ ẩm, vệ sinh container, tiến độ kiểm dịch, thời gian hun trùng và sự thống nhất giữa tờ khai, Invoice, vận đơn và chứng thư.

Doanh nghiệp cần kiểm tra chứng từ, khai báo hải quan hoặc vận chuyển gạo bằng đường biển có thể liên hệ TCL Logistics để được đánh giá theo chủng loại, thị trường và kế hoạch giao hàng thực tế.

TCL Logistics
Hotline: 093.4444.044
Email: gerrard@tclfreight.com.vn
Địa chỉ: Phòng 903, tầng 9, cầu thang 1, tòa nhà CT5 Mễ Trì Sông Đà, đường Phạm Hùng, Từ Liêm