Arrival Notice và D/O Khác Nhau Thế Nào? So Sánh
Arrival Notice và D/O khác nhau thế nào? Khác biệt cốt lõi nằm ở bản chất văn bản, giá trị pháp lý và chức năng trong quy trình nhận hàng nhập khẩu:
Trong quy trình làm hàng nhập khẩu đường biển hay đường hàng không, giai đoạn hàng cập cảng đích là thời điểm bận rộn và đòi hỏi sự chính xác cao nhất từ bộ phận logistics và chứng từ. Hai chứng từ xuất hiện liên tục và đóng vai trò mắt xích tại cảng đến là Arrival Notice (Thông báo hàng đến) và Delivery Order (Lệnh giao hàng – D/O).
Đối với các doanh nghiệp mới bắt đầu nhập khẩu, sự nhầm lẫn giữa hai chứng từ này diễn ra khá phổ biến. Không ít chủ hàng cầm bản Arrival Notice in ra giấy mang thẳng xuống cảng đòi bốc container về kho, để rồi bị từ chối phục vụ và phát sinh chi phí neo xe tải. Ngược lại, có doanh nghiệp nhận được Arrival Notice nhưng chủ quan không kiểm tra hạn lưu bãi (Free time) hay thông tin Manifest, dẫn đến việc bị phạt lưu container và trễ tiến độ thông quan.
Vậy cụ thể Arrival Notice và D/O khác nhau thế nào? Quy trình nộp tiền đổi lệnh diễn ra qua những bước nào? Bài viết phân tích nghiệp vụ chuyên sâu dưới đây từ các chuyên gia tại TCL Logistics sẽ giúp bạn làm rõ từng khía cạnh kỹ thuật, pháp lý và lưu ý tác nghiệp thực tế.
Arrival Notice (viết tắt là A/N, dịch sang tiếng Việt là Thông báo hàng đến) là văn bản do đại lý của hãng tàu (Shipping Line) hoặc công ty giao nhận vận tải (Freight Forwarder) tại cảng đích gửi đến người nhận hàng (Consignee) hoặc bên được thông báo (Notify Party).
Mục đích chính của chứng từ này là thông báo chính thức rằng con tàu chở lô hàng sắp cập cảng đích, đồng thời cung cấp các thông tin tác nghiệp để người nhận chủ động chuẩn bị tài chính và hoàn thiện thủ tục hải quan tiếp nhận hàng hóa.
Cần khẳng định rõ: Arrival Notice không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa và không có giá trị pháp lý để nhận hàng tại cảng. Văn bản này chỉ đóng vai trò là một “bản tin thông báo hành trình và bảng kê công nợ”.
Khi nhận được file Arrival Notice (thường qua email) từ hãng tàu hoặc forwarder, nhân viên xuất nhập khẩu cần kiểm tra ngay lập tức các trường dữ liệu sau:
Delivery Order (viết tắt là D/O, dịch là Lệnh giao hàng) là chứng từ pháp lý do người chuyên chở (hãng tàu hoặc forwarder) phát hành gửi đến đơn vị trực tiếp lưu giữ hàng hóa (doanh nghiệp khai thác cảng biển, bãi container CY, hoặc ban quản lý kho CFS).
Nội dung của D/O là mệnh lệnh yêu cầu người giữ hàng bàn giao container hoặc các kiện hàng lẻ có thông tin cụ thể cho người nhận hàng (hoặc người được ủy quyền hợp pháp) có tên trên văn bản. Bạn có thể xem thêm phân tích nghiệp vụ tại bài viết D/O là gì? Bản chất và quy trình lấy lệnh giao hàng.
Khác hoàn toàn với Arrival Notice, D/O là chứng từ tác nghiệp có giá trị pháp lý thực thi. Nếu không có D/O, ban quản lý cảng và kho bãi tuyệt đối không bao giờ cho phép bất kỳ ai nâng container lên xe hoặc mang hàng rời khỏi khu vực giám sát hải quan.
Tùy thuộc vào việc doanh nghiệp đứng tên trực tiếp trên vận đơn của hãng tàu hay thông qua đơn vị giao nhận vận tải, quy trình D/O sẽ có sự phân cấp:
Để trả lời chuẩn xác câu hỏi “Arrival Notice và D/O khác nhau thế nào”, bảng đối chiếu toàn diện dưới đây sẽ phân định rạch ròi hai chứng từ trên mọi phương diện:
| Tiêu chuẩn so sánh | Arrival Notice (Thông báo hàng đến – A/N) | Delivery Order (Lệnh giao hàng – D/O) |
| Bản chất nghiệp vụ | Văn bản thông báo thông tin và công nợ. | Chỉ thị pháp lý giải phóng và giao hàng. |
| Thời điểm phát hành | Trước khi hàng đến cảng (thường phát hành trước 1 – 2 ngày trước ETA). | Sau khi tàu đã cập cảng và sau khi chủ hàng hoàn tất thủ tục thanh toán. |
| Bên phát hành | Hãng tàu hoặc Freight Forwarder. | Hãng tàu (cấp Master D/O) hoặc Forwarder (cấp House D/O). |
| Đối tượng tiếp nhận | Người nhận hàng (Consignee) hoặc bên Notify Party. | Doanh nghiệp khai thác cảng biển, bãi CY, kho CFS và Hải quan giám sát. |
| Giá trị pháp lý lấy hàng | Không có giá trị lấy hàng. Cảng từ chối giao hàng nếu chỉ xuất trình A/N. | Là căn cứ bắt buộc để lấy hàng. Cảng chỉ cho phép nâng cont/xuất kho khi có D/O hợp lệ. |
| Điều kiện để được cấp | Được cấp tự động theo quy trình của hãng tàu khi tàu sắp đến. | Chủ hàng phải xuất trình Bill of Lading đường biển và thanh toán đầy đủ Local charges + tiền cược vỏ cont. |
| Nội dung thông tin cốt lõi | Lịch tàu dự kiến (ETA), số cont/seal, các khoản phụ phí phải nộp, hạn free time DEM/DET. | Chỉ thị giao hàng, tên người nhận hàng, địa điểm lấy hàng, hạn hiệu lực của lệnh (D/O expiry date). |
| Hình thức phát hành hiện nay | Gửi qua Email dưới dạng file PDF, thông báo qua cổng portal hãng tàu. | Bản giấy gốc có đóng dấu tròn, hoặc lệnh giao hàng điện tử eDO (Electronic Delivery Order). |
Trong chuỗi thao tác thực địa tại văn phòng và hiện trường cảng, mỗi chứng từ phục vụ các mục đích nghiệp vụ hoàn toàn khác nhau:
| Thao tác nghiệp vụ thực tế | Sử dụng Arrival Notice (A/N) | Sử dụng Delivery Order (D/O) | Hướng dẫn tác nghiệp bắt buộc |
| Truyền tờ khai hải quan điện tử nhập khẩu | Bắt buộc | Không | Dùng thông tin ngày tàu đến, mã cảng, tên tàu trên A/N để lên tờ khai hải quan trong xuất nhập khẩu. |
| Lên dự toán chi phí và chuẩn bị tiền nộp phí | Bắt buộc | Không | Căn cứ bảng kê chi phí trên A/N để kế toán duyệt chi chuyển khoản thanh toán Local charges. |
| Đổi lệnh giao hàng tại hãng tàu/forwarder | Có (xuất trình kèm B/L) | Không áp dụng | Mang A/N và B/L đến văn phòng hãng tàu để đối chiếu và lấy D/O. |
| Đăng ký thủ tục nhận hàng tại cổng cảng (E-port) | Không | Bắt buộc | Nhập mã định danh eDO hoặc nộp D/O giấy lên hệ thống cảng điện tử để làm lệnh nâng cont. |
| Rút ruột hoặc nhận hàng lẻ tại kho CFS | Không | Bắt buộc | Xuất trình D/O bản gốc cho thủ kho CFS để đối chiếu số kiện và ký biên bản giao nhận. |
| Làm thủ tục cược vỏ container rỗng | Không | Bắt buộc | Hãng tàu đóng dấu cược vỏ hoặc cấp giấy mượn vỏ container đi kèm bộ D/O. |
| Thanh lý hải quan cổng cảng (Get-out) | Không | Bắt buộc | Hải quan giám sát cổng đối chiếu D/O và mã vạch tờ khai thông quan trước khi cho xe lăn bánh. |
Trong thực tế giao nhận hàng nhập khẩu, Arrival Notice và D/O nằm trên một trục quy trình nối tiếp khép kín. Việc nắm vững quy trình này giúp doanh nghiệp giải phóng hàng nhanh chóng, tránh phát sinh phí lưu bãi:
[BƯỚC 1: TIẾP NHẬN ARRIVAL NOTICE]
↓ Hãng tàu/Forwarder gửi A/N trước ngày tàu cập cảng 1 – 2 ngày
[BƯỚC 2: RÀ SOÁT DỮ LIỆU & THANH TOÁN]
↓ Kiểm tra số cont/seal, Manifest; thanh toán Local charges và cước (nếu có)
[BƯỚC 3: XUẤT TRÌNH BỘ HỒ SƠ ĐỔI LỆNH]
↓ Nộp A/N, Bill of Lading gốc (hoặc giấy giới thiệu nhận lệnh điện tử)
[BƯỚC 4: HÃNG TÀU PHÁT HÀNH D/O]
↓ Nhận D/O giấy có dấu giao hàng hoặc nhận mã số lệnh điện tử eDO
[BƯỚC 5: NỘP D/O CHO CẢNG & LẤY HÀNG]
↓ Đăng ký làm lệnh rút hàng tại cảng/kho CFS và hoàn tất thông quan
Trong kỷ nguyên chuyển đổi số ngành logistics, phương thức phát hành lệnh giao hàng giấy truyền thống đang dần được thay thế bởi eDO (Electronic Delivery Order – Lệnh giao hàng điện tử) tại hầu hết các cảng biển lớn của Việt Nam như Cát Lái, Cái Mép, Hải Phòng, Đà Nẵng:
Khi nhận được Arrival Notice và tiến hành đổi lệnh D/O, doanh nghiệp nhập khẩu cần chuẩn bị các khoản chi phí địa phương tiêu chuẩn sau:
| Tên khoản phí | Đối tượng áp dụng | Mức phí tham khảo | Mục đích thu phí |
| Phí D/O (Delivery Order Fee) | Cả hàng FCL và hàng LCL | 35 – 55 USD / bộ chứng từ | Chi phí quản lý và phát hành lệnh giao hàng của hãng tàu/forwarder. |
| Phí nâng hạ cảng (Lift off) | Hàng nguyên container (FCL) | 600.000 – 1.200.000 VNĐ / cont | Cảng cẩu container từ bãi CY đặt lên rơ-moóc xe đầu kéo của chủ hàng. |
| Phí kho hàng lẻ (CFS Charge) | Hàng lẻ ghép cont (LCL) | 8 – 14 USD / CBM (hoặc RT) | Bốc dỡ hàng lẻ từ container ra sàn kho CFS và phân loại kiện hàng. |
| Phí cược vỏ container | Hàng nguyên container (FCL) | 1.000.000 – 5.000.000 VNĐ / cont | Tiền đặt cọc bảo đảm vỏ cont không bị hư hỏng khi kéo về kho riêng (được hoàn lại). |
| Phí vệ sinh container (Cleaning) | Hàng nguyên container (FCL) | 15 – 45 USD / cont | Tiền rửa sạch và quét dọn vỏ cont rỗng sau khi trả lại bãi depot. |
| Phí gia hạn lệnh D/O (Extension) | Trường hợp lấy hàng quá hạn D/O | 200.000 – 500.000 VNĐ / lần | Phí hành chính mở lại hiệu lực lệnh giao hàng trên hệ thống khi bị quá hạn. |
Về nguyên tắc, bạn hoàn toàn có thể chủ động tra cứu lịch trình tàu cập cảng thông qua số vận đơn (B/L Tracking) trên website của hãng tàu để biết ngày tàu đến. Tuy nhiên, bạn vẫn bắt buộc phải liên hệ với hãng tàu/forwarder để lấy bản Arrival Notice, vì trên văn bản này có ghi rõ tổng số tiền phụ phí địa phương cần nộp và thông tin tài khoản chuyển khoản. Không nộp đủ tiền theo bảng kê trên A/N thì hãng tàu sẽ không bao giờ phát hành D/O.
Được. Thông tin trên Arrival Notice (tên tàu, số chuyến, ngày cập cảng ETA, số container, số seal, trọng lượng) là căn cứ quan trọng và chuẩn xác để người khai hải quan nhập dữ liệu vào phần mềm VNACCS/VCIS mở tờ khai hải quan điện tử trước khi tàu cập bến.
Nếu làm mất bản D/O giấy gốc đã được hãng tàu đóng dấu giao hàng, quy trình xin cấp lại cực kỳ phức tạp: chủ hàng phải làm đơn giải trình xin cấp lại lệnh, có cam kết bảo lãnh trách nhiệm pháp lý nếu phát sinh khiếu nại giao nhầm hàng, và phải đóng thêm phí cấp lại D/O cho hãng tàu. Đó là lý do hình thức lệnh điện tử eDO ngày nay được ưu tiên sử dụng để triệt tiêu hoàn toàn rủi ro này.
Đối với hàng lẻ (LCL), sau khi đóng phí và lấy House D/O từ công ty forwarder, bạn mang lệnh này cùng bộ hồ sơ thông quan đến xuất trình trực tiếp cho Ban quản lý kho CFS nơi container hàng lẻ được rút ruột. Thủ kho sẽ đối chiếu số hiệu lô hàng (Sub-manifest/Marks & Numbers) và cho phép bốc hàng lên xe tải mang về.
Việc kiểm soát chặt chẽ thông tin từ khâu tiếp nhận Arrival Notice, tính toán phụ phí địa phương đến quy trình đổi lệnh D/O và điều xe giải phóng hàng đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về điều vận thực tế tại từng cảng biển.
Với bề dày hơn 10 năm kinh nghiệm điều vận hàng hải quốc tế, TCL Logistics (TCL Freight) cung cấp giải pháp dịch vụ nhập khẩu trọn gói, an toàn và tối ưu chi phí:
Vận chuyển thực phẩm khô đường biển cần những kỹ thuật và chứng từ gì?…
Vận chuyển nông sản đường biển cần những phương thức và thủ tục gì? Nông…
Ngành xuất khẩu dừa Việt Nam có những tiềm năng và đặc điểm gì nổi…
Ngành xuất khẩu sả Việt Nam có những tiềm năng, giống sả và mã HS…
Ngành xuất khẩu ớt Việt Nam có những đặc điểm, giống ớt và mã HS…
Vận chuyển cà phê đường biển cần những kỹ thuật và chứng từ gì? Việt…
This website uses cookies.