Customs Clearance Là Gì? Quy Trình Thông Quan Hải Quan

Customs clearance là gì? Customs clearance dịch sang tiếng Việt là Thủ tục thông quan hải quan (hoặc gọi tắt là Thông quan). Đây là quy trình pháp lý bắt buộc mà mọi lô hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu phải trải qua, bao gồm việc nộp hồ sơ chứng từ, đóng thuế và chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan Hải quan để được cấp phép xuất cảnh khỏi một quốc gia hoặc nhập cảnh hợp pháp vào lưu thông nội địa.

• Bản chất của thông quan: Là việc cơ quan hải quan ra quyết định chính thức cho phép hàng hóa được tự do vận chuyển, bốc dỡ hoặc sử dụng sau khi chủ hàng đã hoàn thành đầy đủ 3 nghĩa vụ: (1) Khai báo hải quan chuẩn xác; (2) Nộp đủ các loại thuế và lệ phí nhà nước; (3) Hoàn tất kiểm tra chuyên ngành (nếu có).
• Phân biệt với Giải phóng hàng (Customs Release): Giải phóng hàng là việc hải quan cho phép mang hàng về kho bảo quản trước khi hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ thuế hoặc thủ tục kiểm tra chất lượng; còn Thông quan (Clearance) là trạng thái pháp lý hoàn tất 100%.

Trong chuỗi mắt xích của ngành logistics quốc tế, dù một lô hàng được vận chuyển bằng những con tàu mẹ khổng lồ vượt đại dương hay những chuyên cơ vận tải hàng không siêu tốc, toàn bộ hành trình sẽ lập tức bị đình trệ nếu không vượt qua được cửa ải mang tên Customs Clearance.

Hải quan là cơ quan đại diện cho chủ quyền kinh tế và an ninh biên giới của mỗi quốc gia. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong việc áp mã số hàng hóa, lệch thông tin giữa hợp đồng và hóa đơn, hoặc thiếu một chứng nhận kiểm tra an toàn thực phẩm, lô hàng có thể bị giữ lại tại bãi cảng hàng tuần lễ. Điều này khiến doanh nghiệp phải trả hàng nghìn USD tiền lưu kho, lưu container (DEM/DET) và đối mặt với rủi ro đứt gãy dây chuyền cung ứng.

Vậy cụ thể customs clearance là gì, các bước thực hiện một quy trình thông quan diễn ra như thế nào, hệ thống phân luồng hải quan vận hành ra sao và doanh nghiệp cần lưu ý những gì để thông quan nhanh gọn nhất? Hãy cùng đội ngũ chuyên gia thủ tục hải quan tại TCL Logistics khám phá qua bài viết cẩm nang toàn diện dưới đây.

1. Khái niệm và bản chất pháp lý của Customs Clearance

1.1. Định nghĩa thuật ngữ Customs Clearance

Theo quy định tại Điều 4 Luật Hải quan Việt Nam: “Thông quan là việc hoàn thành các thủ tục hải quan để hàng hóa được nhập khẩu, xuất khẩu hoặc đặt dưới chế độ quản lý hải quan khác.”

Thuật ngữ tiếng Anh Customs Clearance bao hàm toàn bộ chuỗi hành động tương tác pháp lý giữa hai chủ thể:

• Một bên là Người khai hải quan: Chủ hàng xuất nhập khẩu, hoặc đại lý dịch vụ hải quan được ủy quyền hợp pháp.
• Một bên là Cơ quan Hải quan: Chi cục Hải quan cửa khẩu (cảng biển, sân bay, cửa khẩu đường bộ biên giới) hoặc chi cục hải quan quản lý khu công nghiệp.

Mục tiêu tối thượng của customs clearance là xác định tính hợp pháp của hàng hóa, bảo vệ an ninh trật tự xã hội (ngăn chặn vũ khí, ma túy, rác thải công nghiệp độc hại) và bảo đảm việc thu đúng, thu đủ các khoản thuế cho ngân sách nhà nước.

1.2. Phân biệt rõ: Thông quan (Clearance) vs Giải phóng hàng (Release) vs Mang hàng về bảo quản

Rất nhiều doanh nghiệp thường đánh đồng ba khái niệm này, dẫn đến những sai lầm trong việc quản lý hàng hóa:

Bảng 1: Phân biệt các cấp độ phê duyệt của cơ quan Hải quan

Trạng thái hải quan	Tên tiếng Anh	Bản chất pháp lý	Quyền định đoạt của doanh nghiệp
Thông quan	Customs Clearance	Hàng hóa đã hoàn thành 100% nghĩa vụ pháp lý, chứng từ và tiền thuế.	Doanh nghiệp được toàn quyền mua bán, tiêu thụ, phân phối và sử dụng tự do.
Giải phóng hàng	Customs Release	Hàng được đưa ra khỏi cảng nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ xác định thuế (chờ tham vấn giá, chờ kết quả phân loại mã HS).	Doanh nghiệp được mang hàng về sử dụng sau khi đã nộp bảo lãnh thuế ngân hàng.
Đưa hàng về bảo quản	Conditional Release	Hàng được đưa ra khỏi cảng nhưng đang chờ kết quả kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, kiểm tra chất lượng).	Doanh nghiệp tuyệt đối không được tiêu thụ hay mở niêm phong, chỉ được lưu giữ tại kho đăng ký chờ kết quả đạt chuẩn mới được thông quan.

2. Hệ thống phân luồng hải quan điện tử tại Việt Nam (Luồng Xanh – Vàng – Đỏ)

Hiện nay, ngành Hải quan Việt Nam đã vận hành hệ thống thông quan điện tử tự động VNACCS/VCIS. Dựa trên kỹ thuật quản lý rủi ro (đánh giá lịch sử tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp, độ nhạy cảm của mặt hàng và xuất xứ), hệ thống sẽ tự động phân bổ tờ khai vào 3 luồng:

2.1. Tờ khai Luồng Xanh (Green Channel)

• Ý nghĩa: Hàng hóa có mức độ rủi ro cực thấp, doanh nghiệp có lịch sử chấp hành pháp luật xuất sắc.
• Xử lý: Hệ thống máy tính tự động phê duyệt thông quan ngay sau khi tờ khai được truyền đi và doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế (hoặc có bảo lãnh thuế). Doanh nghiệp chỉ cần in mã vạch tờ khai ra cảng lấy hàng mà không cần công chức hải quan can thiệp.

2.2. Tờ khai Luồng Vàng (Yellow Channel)

• Ý nghĩa: Hàng hóa có rủi ro trung bình, hoặc hồ sơ cần kiểm tra điều kiện xuất xứ, chính sách quản lý chuyên ngành.
• Xử lý: Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện tử do doanh nghiệp tải lên (Invoice, Packing List, B/L, C/O…). Hàng hóa không phải mở ra kiểm tra thực tế. Nếu hồ sơ chuẩn xác, hải quan sẽ duyệt thông quan trên hệ thống.

2.3. Tờ khai Luồng Đỏ (Red Channel)

• Ý nghĩa: Hàng hóa có rủi ro cao, mặt hàng nhạy cảm (dễ gian lận thuế, hàng đã qua sử dụng, hàng bách hóa tổng hợp), hoặc doanh nghiệp mới thành lập chưa có lịch sử hải quan.
• Xử lý: Cơ quan hải quan vừa kiểm tra toàn bộ hồ sơ chứng từ, vừa tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa:
  • Hình thức 1: Đưa nguyên container qua máy soi chiếu container của cảng (Non-intrusive inspection).
  • Hình thức 2: Cắt kẹp chì seal, mở cửa container để kiểm tra thủ công tại bãi kiểm hóa (kiểm tra xác suất 5%, 10% hoặc kiểm tra toàn bộ 100% lô hàng). Để hiểu rõ hơn về các bước mở tờ khai, hãy tham khảo bài viết tờ khai hải quan trong xuất nhập khẩu.

3. Quy trình 5 bước thực hiện Customs Clearance chuẩn quốc tế

Một quy trình thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu chính ngạch tại Việt Nam được triển khai tuần tự theo 5 bước tác nghiệp thực địa:

Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ hải quan chuẩn chỉnh

Trước khi truyền số liệu lên hệ thống, người khai hải quan phải tập hợp đầy đủ bộ hồ sơ ngoại thương gốc:

• Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) xác định điều kiện giao nhận theo FOB là gì, CIF hay EXW.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing List).
• Vận đơn vận chuyển: Bill of Lading là gì đối với đường biển hoặc AWB đối với hàng không theo bộ chứng từ nhập khẩu hàng air gồm gì.
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa theo hướng dẫn xin cấp C/O từ A-Z cho doanh nghiệp.
• Giấy phép nhập khẩu hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành (nếu mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt).

Bước 2: Lên tờ khai và truyền số liệu điện tử (VNACCS)

Sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử (như ECUS5-VNACCS), người khai nhập các chỉ tiêu thông tin: mã số thuế, mã hải quan mở tờ khai, mã loại hình nhập khẩu căn cứ theo bảng mã loại hình xuất nhập khẩu, mã HS Code 8 chữ số, số lượng, trọng lượng và trị giá tính thuế. Sau khi kiểm tra kỹ lưỡng, cắm chữ ký số (Token) để truyền chính thức lên hệ thống Tổng cục Hải quan.

Bước 3: Tiếp nhận kết quả phân luồng và nộp thuế

Hệ thống phản hồi số tờ khai chính thức kèm thông báo luồng (Xanh, Vàng hoặc Đỏ):

• Doanh nghiệp thực hiện nộp thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và thuế GTGT vào Kho bạc Nhà nước thông qua Cổng thanh toán điện tử hải quan 24/7 (hoặc nộp bảo lãnh ngân hàng).
• Tiền thuế nổi trên hệ thống là điều kiện tiên quyết để tờ khai được duyệt thông quan.

Bước 4: Làm thủ tục hải quan tại chi cục cửa khẩu

• Nếu luồng Xanh: In tờ khai và mã vạch trực tiếp từ hệ thống.
• Nếu luồng Vàng: Nhân viên hiện trường nộp hồ sơ điện tử qua hệ thống V5 hoặc mang hồ sơ giấy đến chi cục hải quan cửa khẩu để công chức hải quan tiếp nhận và kiểm tra.
• Nếu luồng Đỏ: Điều xe đầu kéo đưa container đến trạm cân, máy soi container hoặc bãi kiểm hóa ngoài trời để công chức hải quan cắt seal kiểm tra thực tế hàng hóa.

Bước 5: Thanh lý hải quan cổng cảng và giải phóng hàng

Sau khi tờ khai được đóng dấu xác nhận thông quan (Customs Cleared) trên hệ thống, chủ hàng mang lệnh giao hàng D/O là gì và mã vạch thông quan xuống phòng thương vụ cảng/kho đóng các khoản phí local charge, làm lệnh nâng hạ container để xe tải bốc hàng vận chuyển về kho nhà máy.

4. Chi phí Customs Clearance gồm những khoản tiền nào?

Trong bảng báo giá dịch vụ logistics, cụm từ Customs Clearance Fee (Phí dịch vụ hải quan) thường được phân tách thành hai nhóm chi phí rõ rệt:

Bảng 2: Cơ cấu các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thông quan

Nhóm chi phí	Tên các khoản phí cụ thể	Bản chất chi trả	Bên thụ hưởng
Thuế & Lệ phí Nhà nước	Thuế nhập khẩu, Thuế GTGT, Thuế TTĐB, Thuế môi trường, Lệ phí hải quan (20.000 VNĐ/tờ khai).	Nghĩa vụ ngân sách bắt buộc theo luật định của Nhà nước.	Kho bạc Nhà nước Việt Nam
Phí dịch vụ đại lý hải quan	Phí khai thuê hải quan (Customs brokerage fee), phí dịch thuật hồ sơ, phí làm C/O.	Chi phí trả cho công ty logistics làm dịch vụ truyền tờ khai và xử lý hồ sơ.	Công ty Logistics / Forwarder
Chi phí tác nghiệp tại cảng bến	Phí nâng hạ container kiểm hóa (LoLo), phí cắt/bấm seal hải quan, phí thuê nhân công bốc xếp hàng kiểm hóa.	Chi phí cơ học để phục vụ việc kiểm tra hàng hóa luồng đỏ tại bãi cảng.	Doanh nghiệp khai thác cảng biển / Bãi CY
Phí kiểm tra chuyên ngành	Phí kiểm dịch thực vật, kiểm dịch động vật, phí thử nghiệm hiệu suất năng lượng, giám định chất lượng.	Chi phí trả cho các trung tâm kiểm định chuyên ngành được Bộ ban ngành chỉ định.	Trung tâm Kiểm định / Chi cục Kiểm dịch

5. Những nguyên nhân hàng đầu khiến hàng hóa bị ách tắc thông quan

Theo số liệu thống kê hiện trường của TCL Logistics, các sự cố chậm trễ thông quan thường bắt nguồn từ 5 sai lầm phổ biến sau:

1. Khai sai mã HS Code: Doanh nghiệp cố tình hoặc vô ý áp mã HS có thuế suất thấp hơn, hoặc khai mã không đúng bản chất sản phẩm. Cơ quan hải quan sẽ tạm dừng thông quan để yêu cầu giải trình, lấy mẫu phân tích giám định và phạt tiền khai thiếu thuế.
2. Bất nhất dữ liệu giữa các chứng từ ngoại thương: Tên công ty mua bán, số container, số seal hoặc trọng lượng bị lệch giữa Hóa đơn, Packing List và Vận đơn đường biển. Nếu gặp tình huống hàng đã cập cảng theo lịch trình nhưng bộ chứng từ bị chậm trễ, doanh nghiệp cần xử lý linh hoạt theo cẩm nang hàng về cảng nhưng chưa có chứng từ.
3. Chưa chuẩn bị trước giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành: Hàng hóa đã cập bến cảng mới bắt đầu đi tìm hiểu thủ tục kiểm dịch thực vật hay kiểm tra an toàn thực phẩm. Việc này khiến hàng phải lưu bãi từ 10 đến 20 ngày chờ có chứng thư kiểm định mới được thông quan.
4. Nhãn mác hàng hóa không đúng quy định (Nghị định 111/2021/NĐ-CP): Hàng nhập khẩu về Việt Nam bắt buộc phải có nhãn gốc ghi rõ: Tên hàng hóa, Tên và địa chỉ của nhà sản xuất, Xuất xứ hàng hóa (Made in…). Nếu hàng không có nhãn hoặc xuất xứ trên hàng không khớp với chứng nhận xuất xứ C/O, hải quan sẽ phạt nặng và buộc tái xuất.
5. Chậm trễ trước giờ cắt máng xuất khẩu: Đối với hàng xuất khẩu, nếu không quản trị tốt thời gian thông quan trước mốc Cut-off time trong booking tàu, container sẽ không kịp vào sổ tàu và bị rớt lại cảng xuất.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ) về Customs Clearance

1. Thời gian làm thủ tục Customs Clearance mất bao lâu?

• Luồng Xanh: Chỉ mất từ 1 đến 5 phút sau khi truyền tờ khai và nộp thuế thành công.
• Luồng Vàng: Mất từ 2 đến 8 giờ làm việc để hải quan kiểm tra hồ sơ (nếu hồ sơ đầy đủ, không phải giải trình).
• Luồng Đỏ: Mất từ 1 đến 2 ngày làm việc tùy thuộc vào tốc độ hạ container xuống bãi kiểm hóa và khối lượng hàng hóa cần mở thùng kiểm tra thực tế.

2. Có bắt buộc phải thuê công ty Logistics làm Customs Clearance không?

Luật không bắt buộc. Doanh nghiệp có chữ ký số (Token) và tài khoản VNACCS hoàn toàn có thể tự đứng tên mở tờ khai hải quan. Tuy nhiên, thủ tục hải quan đòi hỏi sự am hiểu sâu rộng về biểu thuế, thông tư quản lý và kinh nghiệm xử lý sự cố hiện trường. Hơn 90% các doanh nghiệp xuất nhập khẩu hiện nay đều lựa chọn thuê đơn vị đại lý hải quan chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian và triệt tiêu rủi ro pháp lý.

3. Tờ khai hải quan đã thông quan có được phép sửa đổi không?

Được phép khai bổ sung theo quy định tại Thông tư 39/2018/TT-BTC. Doanh nghiệp có thể khai bổ sung sau thông quan nếu tự phát hiện sai sót trước khi cơ quan hải quan có quyết định thanh tra, kiểm tra. Tuy nhiên, nếu việc sửa đổi làm tăng số tiền thuế phải nộp, doanh nghiệp sẽ phải nộp thêm tiền phạt nộp chậm tính theo ngày.

4. Nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm thì nên chọn phương án nào?

Giải pháp an toàn và hiệu quả nhất là sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu là gì. Một công ty logistics chuyên nghiệp sẽ đại diện đứng tên pháp nhân chịu toàn bộ trách nhiệm mở tờ khai, xử lý kiểm hóa và hoàn tất thông quan trọn gói từ A-Z.

7. Dịch vụ khai thuê hải quan & thông quan trọn gói tại TCL Logistics

Thấu hiểu rằng tốc độ thông quan hải quan chính là mạch máu quyết định sự thành bại của chuỗi cung ứng, TCL Logistics (TCL Freight) tự hào là một trong những đại lý khai thuê hải quan uy tín hàng đầu tại Việt Nam:

• Dịch vụ hải quan & thủ tục XNK trọn gói: Đội ngũ chuyên viên hiện trường túc trực thường xuyên 24/7 tại các chi cục hải quan cảng biển và sân bay lớn (Hải Phòng, Cát Lái, Cái Mép, Nội Bài, Tân Sơn Nhất), cam kết thông quan luồng xanh/vàng trong 2 giờ và xử lý kiểm hóa luồng đỏ trong ngày.
• Tư vấn áp mã HS Code & chính sách thuế chuyên sâu: Thẩm định trước hồ sơ kỹ thuật, hỗ trợ xin cấp C/O các form ưu đãi thuế (EUR.1, E, D, CPTPP…) để giảm thuế nhập khẩu về 0%, hạn chế tối đa rủi ro bị bác bỏ chứng từ.
• Hạ tầng vận tải đa phương thức hoàn chỉnh: Kết nối nhịp nhàng giữa khâu thông quan hải quan cửa khẩu với dịch vụ vận tải đường biển FCL/LCL và đội xe đầu kéo đường bộ nội địa, bảo đảm giao hàng tận cửa kho an toàn tuyệt đối.

THÔNG TIN LIÊN HỆ TƯ VẤN HẢI QUAN & THÔNG QUAN TCL FREIGHT

• Trụ sở chính: Phòng 1125, Tầng 11, Tháp CT5 Mỹ Đình Sông Đà, Đường Phạm Hùng, Phường Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
• Chi nhánh Hải Phòng: Phòng 6, Tầng 1, Khu nhà 2 tầng, Tòa nhà TTC, Số 630 Lê Thánh Tông, Quận Hải An, TP. Hải Phòng.
• Trung tâm Kho bãi & Giao nhận: 389 Trương Định, Quận Hoàng Mai, Hà Nội.
• Hotline / Zalo tư vấn 24/7: 0934444044
• Email tiếp nhận thông tin: gerrard@tclfreight.com.vn | info@tclfreight.com.vn
• Website chính thức: https://tclfreight.com.vn/