Ủy thác nhập khẩu là hình thức một cá nhân hoặc tổ chức thuê thương nhân khác sử dụng danh nghĩa của mình để thực hiện giao dịch nhập khẩu theo nội dung đã thỏa thuận. Tùy phạm vi hợp đồng, bên nhận ủy thác có thể ký hợp đồng ngoại thương, thanh toán cho nhà cung cấp, đứng tên trên tờ khai hải quan, nộp thuế và bàn giao hàng hóa cho bên ủy thác sau khi hoàn thành thủ tục.

Giải pháp này thường phù hợp với doanh nghiệp chưa có bộ phận xuất nhập khẩu, chỉ nhập thử một vài lô hàng hoặc cần đơn vị có kinh nghiệm xử lý giấy phép, vận tải quốc tế và thủ tục hải quan. Tuy nhiên, sử dụng dịch vụ ủy thác không đồng nghĩa hàng hóa được miễn mã HS, thuế, giấy phép hay kiểm tra chuyên ngành.

Bài viết dưới đây được đội ngũ TCL Logistics biên soạn nhằm giúp doanh nghiệp hiểu rõ ủy thác nhập khẩu là gì, quy trình thực hiện, cấu phần chi phí và trách nhiệm pháp lý cần quy định trước khi ký hợp đồng.

Đọc thêm: Thủ tục nhập khẩu hàng hóa cần chuẩn bị những gì?

Mục lục

1. Ủy thác nhập khẩu là gì?
2. Ví dụ về nhập khẩu ủy thác
3. Phân biệt ủy thác nhập khẩu và khai thuê hải quan
4. Ai được ủy thác và nhận ủy thác nhập khẩu?
5. Khi nào nên sử dụng dịch vụ ủy thác?
6. Ưu điểm và hạn chế
7. Bên nhận ủy thác đứng tên trên chứng từ nào?
8. Hồ sơ ủy thác nhập khẩu
9. Hợp đồng ủy thác cần có nội dung gì?
10. Quy trình ủy thác nhập khẩu
11. Chi phí ủy thác nhập khẩu
12. Thuế và hóa đơn trong nhập khẩu ủy thác
13. Trách nhiệm của các bên
14. Rủi ro thường gặp
15. Tiêu chí lựa chọn đơn vị nhận ủy thác
16. Dịch vụ hỗ trợ tại TCL Logistics
17. Câu hỏi thường gặp

 

Ủy thác nhập khẩu là gì?

Theo quy định về ủy thác mua bán hàng hóa tại Luật Thương mại 2005, bên nhận ủy thác thực hiện việc mua bán hàng hóa với danh nghĩa của mình, theo điều kiện đã thỏa thuận với bên ủy thác và được nhận thù lao. Hợp đồng ủy thác phải được lập bằng văn bản hoặc hình thức có giá trị pháp lý tương đương.

Trong hoạt động nhập khẩu, bên nhận ủy thác nhập khẩu có thể thực hiện một phần hoặc toàn bộ các công việc sau:

• Giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài.
• Ký hợp đồng ngoại thương.
• Thanh toán tiền hàng quốc tế.
• Đặt chỗ vận chuyển đường biển hoặc đường hàng không.
• Nhận và kiểm tra chứng từ.
• Đứng tên trên tờ khai hải quan.
• Đăng ký giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành.
• Nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT.
• Nhận hàng tại cảng hoặc sân bay.
• Vận chuyển hàng về kho.
• Bàn giao hàng và quyết toán chứng từ.

Phạm vi công việc cần được ghi rõ trong hợp đồng ủy thác nhập khẩu. Không nên mặc định rằng đơn vị nhận ủy thác sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ từ kiểm tra nhà cung cấp đến bảo hành chất lượng sản phẩm.

Bản chất của nhập khẩu ủy thác

Bản chất của giao dịch này gồm ba yếu tố:

1. Bên ủy thác có nhu cầu nhập hàng nhưng thuê một đơn vị khác thực hiện.
2. Bên nhận ủy thác sử dụng danh nghĩa của mình trong phạm vi đã thỏa thuận.
3. Bên ủy thác thanh toán phí ủy thác nhập khẩu cùng các chi phí hợp lý phát sinh.

Việc bên nhận ủy thác đứng tên nhập khẩu không làm thay đổi yêu cầu quản lý của hàng hóa. Lô hàng vẫn phải được xác định đúng mã HS, trị giá hải quan, thuế suất, giấy phép và chính sách chuyên ngành.

Ví dụ về ủy thác nhập khẩu

Công ty A tại Việt Nam muốn nhập một dây chuyền đóng gói từ Đức nhưng chưa có nhân sự xuất nhập khẩu và chưa từng thực hiện thủ tục với loại máy này.

Công ty A ký hợp đồng với Công ty B để ủy thác nhập khẩu. Hai bên thống nhất:

• Công ty A lựa chọn nhà cung cấp và duyệt thông số máy.
• Công ty B kiểm tra chính sách nhập khẩu, mã HS và thuế dự kiến.
• Công ty B ký hợp đồng ngoại thương với nhà cung cấp.
• Công ty A chuyển tiền hàng, thuế và chi phí cho Công ty B.
• Công ty B thanh toán quốc tế, thuê vận chuyển và đứng tên khai hải quan.
• Sau khi thông quan, Công ty B giao máy cùng bộ chứng từ cho Công ty A.
• Hai bên quyết toán chi phí và phí dịch vụ.

Trong trường hợp này, Công ty B không mặc nhiên chịu trách nhiệm về mọi lỗi kỹ thuật của máy. Hợp đồng phải quy định rõ bên lựa chọn nhà cung cấp, bên duyệt mẫu, tiêu chuẩn nghiệm thu và quy trình khiếu nại.

Phân biệt ủy thác nhập khẩu, khai thuê hải quan và nhập khẩu trực tiếp

Nhiều doanh nghiệp yêu cầu “đứng tên nhập khẩu hộ” trong khi nhu cầu thực tế chỉ là thuê khai báo hải quan. Ba hình thức này có phạm vi và trách nhiệm khác nhau.

Tiêu chí	Nhập khẩu trực tiếp	Khai thuê hải quan	Ủy thác nhập khẩu
Chủ thể mua hàng	Doanh nghiệp nhập khẩu	Doanh nghiệp nhập khẩu	Thường là bên nhận ủy thác
Đơn vị đứng tên tờ khai	Doanh nghiệp nhập khẩu	Doanh nghiệp nhập khẩu	Bên nhận ủy thác
Ký hợp đồng ngoại thương	Doanh nghiệp nhập khẩu	Doanh nghiệp nhập khẩu	Theo hợp đồng ủy thác
Thanh toán nước ngoài	Doanh nghiệp nhập khẩu	Doanh nghiệp nhập khẩu	Theo phạm vi ủy thác
Phạm vi công việc	Doanh nghiệp tự tổ chức	Chủ yếu thủ tục hải quan	Có thể gồm thanh toán, vận tải, hải quan và bàn giao
Trách nhiệm chứng từ	Doanh nghiệp nhập khẩu	Chủ hàng và đại lý khai	Phân chia theo hợp đồng
Phí dịch vụ	Không có phí ủy thác	Phí khai thuê	Phí ủy thác và các dịch vụ liên quan

Khai thuê hải quan là gì?

Khai thuê hải quan là việc doanh nghiệp hoặc đại lý hỗ trợ chủ hàng chuẩn bị, truyền và xử lý tờ khai. Người nhập khẩu thực tế vẫn đứng tên trên tờ khai và chịu trách nhiệm đối với hàng hóa.

Doanh nghiệp đã có tư cách nhập khẩu, tự ký hợp đồng và tự thanh toán cho người bán nhưng chưa có nhân sự khai báo có thể chỉ cần sử dụng dịch vụ hải quan – thủ tục xuất nhập khẩu.

Ủy thác nhập khẩu khác gì?

Trong nhập khẩu ủy thác, bên nhận ủy thác thường sử dụng danh nghĩa của mình trong giao dịch nhập khẩu. Phạm vi trách nhiệm có thể bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương.
• Thanh toán quốc tế.
• Vận tải.
• Giấy phép.
• Tờ khai hải quan.
• Thuế.
• Bàn giao và quyết toán hàng hóa.

Vì vậy, trách nhiệm pháp lý, kế toán và lưu hồ sơ của đơn vị nhận ủy thác thường rộng hơn đơn vị chỉ khai thuê hải quan.

Ai được ủy thác và nhận ủy thác nhập khẩu?

Bên ủy thác nhập khẩu

Bên ủy thác có thể là:

• Doanh nghiệp.
• Hợp tác xã.
• Tổ chức.
• Cá nhân có nhu cầu nhập hàng hợp pháp.

Luật Quản lý ngoại thương cho phép tổ chức, cá nhân không phải thương nhân thực hiện ủy thác xuất nhập khẩu trên cơ sở hợp đồng, trừ hàng hóa thuộc danh mục cấm hoặc tạm ngừng xuất nhập khẩu.

Điều này không có nghĩa cá nhân có thể nhập mọi loại hàng thông qua một công ty dịch vụ. Khả năng nhập khẩu vẫn phụ thuộc:

• Mục đích sử dụng.
• Chủng loại hàng.
• Chính sách quản lý.
• Điều kiện kinh doanh.
• Giấy phép chuyên ngành.
• Quy định về chủ thể đứng tên.

Bên nhận ủy thác nhập khẩu

Bên nhận ủy thác phải là thương nhân phù hợp với giao dịch và mặt hàng. Đơn vị này cần có năng lực:

• Ký kết hợp đồng.
• Thanh toán quốc tế.
• Quản lý hồ sơ.
• Thực hiện hoặc phối hợp khai hải quan.
• Lưu chứng từ.
• Giải trình khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Với hàng nhập khẩu theo giấy phép hoặc điều kiện, cần xác định rõ bên ủy thác hay bên nhận ủy thác phải đứng tên giấy phép trước khi ký hợp đồng.

Khả năng ủy thác theo từng nhóm hàng

Nhóm hàng	Khả năng thực hiện	Nội dung phải kiểm tra
Hàng thông thường	Có thể ủy thác	Mã HS, thuế, nhãn và chứng từ
Hàng theo giấy phép	Có điều kiện	Chủ thể đứng tên giấy phép
Hàng kiểm tra chuyên ngành	Có điều kiện	Đơn vị đăng ký và nhận kết quả
Hàng kinh doanh có điều kiện	Phải rà soát	Giấy phép và phạm vi hoạt động
Hàng cấm nhập khẩu	Không được thực hiện	Không ký hợp đồng nhập khẩu
Hàng tạm ngừng nhập khẩu	Không trong thời gian áp dụng	Kiểm tra văn bản hiện hành
Hàng đã qua sử dụng	Tùy mặt hàng	Tuổi thiết bị, tiêu chuẩn, hồ sơ
Hàng nguy hiểm	Có điều kiện	SDS, vận tải, đóng gói và giấy phép

Doanh nghiệp không nên đặt cọc cho nhà cung cấp trước khi hoàn thành bước kiểm tra chính sách nhập khẩu.

Khi nào nên sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu?

Doanh nghiệp chưa có bộ phận xuất nhập khẩu

Doanh nghiệp mới thành lập có thể chưa đủ nhân sự để xử lý hợp đồng, mã HS, giấy phép, thanh toán và khai hải quan.

Chỉ nhập thử một vài lô hàng

Khi doanh nghiệp chưa nhập khẩu thường xuyên, việc thuê một đơn vị xử lý theo từng lô có thể phù hợp hơn xây dựng ngay một bộ phận chuyên trách.

Cá nhân có nhu cầu nhập hàng phục vụ kinh doanh

Cá nhân có thể sử dụng dịch vụ để làm rõ:

• Chủ thể nhập khẩu.
• Nghĩa vụ thuế.
• Chứng từ hàng hóa.
• Thanh toán quốc tế.
• Quy trình bàn giao.

Tuy nhiên, ủy thác nhập khẩu không phải phương thức hợp pháp hóa hàng cấm, hàng không rõ nguồn gốc hoặc hàng chưa đủ điều kiện.

Mặt hàng có thủ tục phức tạp

Dịch vụ có thể phù hợp khi hàng cần:

• Giấy phép nhập khẩu.
• Công bố sản phẩm.
• Kiểm tra chất lượng.
• Chứng nhận hợp quy.
• Kiểm dịch.
• Dán nhãn năng lượng.
• Kiểm tra an toàn thực phẩm.

Cần một đầu mối trọn gói

Doanh nghiệp có thể thuê đơn vị logistics phối hợp:

• Thanh toán cho nhà cung cấp.
• Vận tải quốc tế.
• Bảo hiểm.
• Thủ tục chuyên ngành.
• Khai báo hải quan.
• Vận chuyển về kho.
• Bàn giao và quyết toán chứng từ.

Khi nào không nhất thiết phải ủy thác?

Doanh nghiệp không nhất thiết sử dụng dịch vụ khi:

• Đã tự ký hợp đồng ngoại thương.
• Có thể tự thanh toán quốc tế.
• Có đủ năng lực đứng tên nhập khẩu.
• Có bộ phận xuất nhập khẩu và kế toán.
• Chỉ cần hỗ trợ vận tải hoặc khai hải quan.
• Muốn trực tiếp quản lý lịch sử nhập khẩu và nhà cung cấp.

Ưu điểm và hạn chế của ủy thác nhập khẩu

Tiêu chí	Ưu điểm	Hạn chế
Nhân sự	Không phải xây dựng ngay đội ngũ riêng	Phụ thuộc năng lực đơn vị dịch vụ
Thủ tục	Được hỗ trợ chuyên môn	Khó kiểm soát nếu hợp đồng không rõ
Giấy phép	Có thể phối hợp với chủ thể phù hợp	Không áp dụng được với mọi hàng
Thanh toán	Có đơn vị hỗ trợ giao dịch quốc tế	Phát sinh phí ngân hàng và tỷ giá
Vận tải	Có thể triển khai trọn gói	Phải kiểm tra kỹ phạm vi báo giá
Tiến độ	Giảm thời gian tự nghiên cứu	Không rút ngắn thủ tục bắt buộc
Bảo mật	Có thể ký thỏa thuận bảo mật	Đơn vị dịch vụ biết giá và nhà cung cấp
Chi phí	Dễ dự toán nếu báo giá minh bạch	Phát sinh thêm phí ủy thác

Điểm quan trọng là ủy thác không chuyển toàn bộ rủi ro sang bên nhận ủy thác. Bên thuê dịch vụ vẫn phải cung cấp thông tin chính xác, kiểm tra nhà cung cấp và phê duyệt hàng hóa.

Bên nhận ủy thác đứng tên trên những chứng từ nào?

Tùy cấu trúc giao dịch, bên nhận ủy thác có thể xuất hiện trên các chứng từ sau:

Chứng từ	Chủ thể thường đứng tên	Nội dung cần lưu ý
Hợp đồng ngoại thương	Bên nhận ủy thác	Phải phù hợp hợp đồng ủy thác
Commercial Invoice	Bên nhận ủy thác là buyer	Khớp tên và địa chỉ
Packing List	Theo thông tin lô hàng	Khớp số lượng, trọng lượng
Bill of Lading/AWB	Consignee theo thỏa thuận	Kiểm tra trước khi phát hành
Tờ khai hải quan	Bên nhận ủy thác	Chịu trách nhiệm nội dung khai
Giấy phép nhập khẩu	Chủ thể đủ điều kiện	Tùy quy định chuyên ngành
Chứng từ nộp thuế	Người nộp thuế thực tế	Lưu cùng hồ sơ tờ khai
Hóa đơn bàn giao hàng	Bên nhận ủy thác	Theo quy định hóa đơn hiện hành
Biên bản bàn giao	Hai bên ký	Xác nhận hàng và chứng từ

Không nên áp dụng một cấu trúc chứng từ cho mọi trường hợp. Cách thể hiện còn phụ thuộc:

• Điều kiện thanh toán.
• Yêu cầu ngân hàng.
• Loại hình hải quan.
• Giấy phép chuyên ngành.
• Thỏa thuận với nhà cung cấp.
• Quy định tại nước xuất khẩu.

Hồ sơ ủy thác nhập khẩu gồm những gì?

Hồ sơ	Mục đích	Bên chuẩn bị
Hợp đồng ủy thác nhập khẩu	Xác định phạm vi và trách nhiệm	Hai bên
Hợp đồng ngoại thương	Giao dịch với người bán	Bên nhận ủy thác
Commercial Invoice	Xác định trị giá	Nhà cung cấp
Packing List	Số lượng, trọng lượng, bao bì	Nhà cung cấp
Bill of Lading/AWB	Chứng từ vận tải	Hãng vận chuyển
Catalogue, tài liệu kỹ thuật	Xác định HS và chính sách	Bên ủy thác/nhà cung cấp
C/O	Chứng minh xuất xứ	Nhà xuất khẩu
Giấy phép nhập khẩu	Đáp ứng điều kiện quản lý	Chủ thể đủ điều kiện
Chứng từ thanh toán	Chứng minh dòng tiền	Theo thỏa thuận
Tờ khai hải quan	Thực hiện thủ tục nhập khẩu	Bên nhận ủy thác
Chứng từ nộp thuế	Chứng minh nghĩa vụ thuế	Theo hợp đồng
Biên bản bàn giao	Xác nhận hoàn thành	Hai bên
Hóa đơn dịch vụ	Ghi nhận phí ủy thác	Bên nhận ủy thác

Tùy sản phẩm, hồ sơ có thể cần thêm:

• Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng.
• Chứng nhận hợp quy.
• Hồ sơ công bố.
• Giấy kiểm dịch.
• Chứng thư hun trùng.
• SDS hoặc MSDS.
• Kết quả thử nghiệm.
• Giấy chứng nhận lưu hành tự do.
• Nội dung nhãn phụ.

Doanh nghiệp có thể tham khảo bài thủ tục nhập khẩu hàng hóa gồm những giấy tờ gì để chuẩn bị hồ sơ theo từng nhóm.

Hợp đồng ủy thác nhập khẩu cần có nội dung gì?

Hợp đồng ủy thác nhập khẩu là căn cứ phân chia trách nhiệm, dòng tiền và rủi ro giữa hai bên.

Điều khoản	Nội dung cần quy định
Thông tin các bên	Tên, mã số thuế, đại diện, tài khoản
Mô tả hàng hóa	Tên, model, số lượng, HS dự kiến
Nhà cung cấp	Tên, quốc gia, tài khoản và đầu mối
Phạm vi ủy thác	Thanh toán, vận tải, giấy phép, hải quan
Giá trị hàng	Tiền hàng, đồng tiền và tỷ giá
Phí dịch vụ	Tỷ lệ, phí/lô, phí tối thiểu, thuế
Thuế và lệ phí	Bên tạm ứng, nộp và quyết toán
Giấy phép	Chủ thể chuẩn bị và đứng tên
Tiến độ	Mốc thanh toán, giao hàng và bàn giao
Chất lượng	Mẫu, nghiệm thu, giám định, khiếu nại
Bảo mật	Giá mua, nhà cung cấp, dữ liệu
Trách nhiệm	Sai chứng từ, sai khai báo, giao chậm
Bất khả kháng	Thay đổi chính sách, chậm tàu, thiên tai
Tranh chấp	Thương lượng, trọng tài hoặc tòa án

Trách nhiệm về chất lượng hàng hóa

Hợp đồng cần xác định rõ:

• Ai lựa chọn nhà cung cấp?
• Ai phê duyệt mẫu?
• Ai xác nhận thông số kỹ thuật?
• Có giám định trước khi giao không?
• Tiêu chuẩn nghiệm thu là gì?
• Khiếu nại phải thực hiện trong bao lâu?
• Chi phí trả hàng do bên nào chịu?

Nếu bên nhận ủy thác chỉ thực hiện thủ tục theo tài liệu đã được bên ủy thác phê duyệt thì không nên mặc định đơn vị này phải chịu mọi lỗi sản xuất.

Checklist hợp đồng ủy thác

• Xác định rõ pháp nhân đứng tên nhập khẩu.
• Quy định bên ký hợp đồng ngoại thương.
• Làm rõ bên thanh toán cho nhà cung cấp.
• Ghi rõ phí ngân hàng và chênh lệch tỷ giá.
• Tách tiền hàng, tiền thuế và phí dịch vụ.
• Có cơ chế quyết toán theo chứng từ thực tế.
• Xác định chủ thể đứng tên giấy phép.
• Có điều khoản bảo mật nhà cung cấp.
• Có phương án xử lý hàng sai chất lượng.
• Quy định trách nhiệm khi khai sai thông tin.
• Có điều khoản phối hợp kiểm tra sau thông quan.
• Không thỏa thuận khai thấp trị giá.
• Không sử dụng tên hàng sai bản chất.
• Quy định điều kiện ủy thác lại.
• Có cơ chế phê duyệt chi phí phát sinh.

Quy trình ủy thác nhập khẩu từng bước

Bước 1: Tiếp nhận thông tin hàng hóa

Bên ủy thác cần cung cấp:

• Tên hàng.
• Công dụng.
• Thành phần.
• Model.
• Nhà sản xuất.
• Nước xuất khẩu.
• Số lượng.
• Trị giá.
• Hình ảnh.
• Catalogue.
• Thông tin nhà cung cấp.

Không nên chỉ gửi tên thương mại chung như “máy công nghiệp”, “mỹ phẩm” hoặc “hóa chất”. Thông tin càng cụ thể thì việc xác định chính sách càng chính xác.

Bước 2: Kiểm tra chính sách nhập khẩu

Đây là bước quan trọng nhất trước khi đặt cọc.

Đơn vị nhận ủy thác cần kiểm tra sơ bộ:

• Hàng có bị cấm hoặc tạm ngừng nhập khẩu không.
• Có cần giấy phép không.
• Có phải kiểm tra chất lượng không.
• Có cần công bố sản phẩm không.
• Có phải kiểm dịch không.
• Có cần dán nhãn năng lượng không.
• Có thuộc diện chứng nhận hợp quy không.
• Hàng đã qua sử dụng có được nhập không.
• Mã HS và thuế suất dự kiến.

Bước 3: Kiểm tra nhà cung cấp và dự toán chi phí

Hai bên cần xác nhận:

• Giá hàng.
• Điều kiện Incoterms.
• Phương thức thanh toán.
• Thời gian sản xuất.
• Cước vận chuyển.
• Bảo hiểm.
• Thuế dự kiến.
• Phí giấy phép.
• Phí ủy thác.
• Chi phí giao hàng nội địa.

Doanh nghiệp nên kiểm tra tài khoản, tư cách và khả năng cung cấp hàng của người bán trước khi chuyển tiền.

Bước 4: Ký hợp đồng ủy thác nhập khẩu

Hợp đồng chỉ nên được ký sau khi hai bên thống nhất:

• Hàng hóa.
• Phạm vi công việc.
• Dòng tiền.
• Chi phí.
• Trách nhiệm.
• Điều kiện bàn giao.
• Phương án xử lý rủi ro.

Bước 5: Ký hợp đồng ngoại thương và thanh toán

Bên nhận ủy thác ký hợp đồng với người bán theo nội dung đã được phê duyệt.

Phương thức thanh toán có thể là:

• Chuyển tiền T/T.
• Thư tín dụng L/C.
• Nhờ thu.
• Phương thức hợp pháp khác.

Phí ngân hàng và chênh lệch tỷ giá cần được quy định rõ trong hợp đồng.

Bước 6: Đặt chỗ vận chuyển quốc tế

Tùy loại hàng và yêu cầu thời gian, doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Dịch vụ vận tải đường biển quốc tế.
• Dịch vụ vận tải hàng không quốc tế.
• Chuyển phát nhanh.
• Vận tải đa phương thức.
• Giao nhận door to door.

Báo giá cần xác định rõ điểm nhận, điểm giao, cước quốc tế, local charges và các khoản chưa bao gồm.

Bước 7: Chuẩn bị giấy phép và chứng từ chuyên ngành

Giấy phép cần được chuẩn bị trước khi hàng rời nước xuất khẩu nếu quy định yêu cầu.

Hàng về trước khi hồ sơ hoàn tất có thể phát sinh:

• Lưu kho.
• Lưu bãi.
• Demurrage.
• Detention.
• Phí sửa chứng từ.
• Chi phí kiểm hóa.
• Nguy cơ tái xuất.

Bước 8: Kiểm tra bộ chứng từ

Trước khi hàng đến, cần đối chiếu:

• Contract.
• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Bill of Lading hoặc Air Waybill.
• C/O.
• Giấy phép.
• Chứng từ chuyên ngành.
• Tên người nhập khẩu.
• Số lượng và trị giá.

Bước 9: Khai báo hải quan

Bên nhận ủy thác khai báo theo phạm vi hợp đồng.

Thông tin phải được kiểm tra gồm:

• Mã loại hình.
• Mã HS.
• Tên hàng.
• Model.
• Thành phần.
• Số lượng.
• Trọng lượng.
• Trị giá.
• Xuất xứ.
• Thuế suất.
• Giấy phép.

Bước 10: Nộp thuế và xử lý phân luồng

Tờ khai có thể được phân:

• Luồng xanh: hệ thống chấp nhận theo điều kiện quản lý.
• Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ.
• Luồng đỏ: kiểm tra hồ sơ và hàng hóa thực tế.

Không đơn vị nào nên cam kết chắc chắn tờ khai sẽ vào luồng xanh.

Bước 11: Nhận và vận chuyển hàng về kho

Sau khi đủ điều kiện thông quan, hàng được:

• Nhận tại cảng, sân bay hoặc kho CFS.
• Kiểm tra số kiện và bao bì.
• Lập biên bản nếu có bất thường.
• Vận chuyển về kho đã thỏa thuận.

Bước 12: Bàn giao và quyết toán

Bộ hồ sơ bàn giao có thể gồm:

• Tờ khai hải quan.
• Chứng từ nộp thuế.
• Invoice.
• Packing List.
• Vận đơn.
• C/O.
• Giấy phép.
• Kết quả kiểm tra chuyên ngành.
• Hóa đơn.
• Biên bản bàn giao.
• Bảng quyết toán.

Bảng tổng hợp quy trình

Giai đoạn	Công việc chính	Rủi ro cần kiểm soát
Kiểm tra hàng	Xác định chính sách	Hàng cấm, thiếu giấy phép
Xác định HS	Dự toán thuế	Sai mã và thuế suất
Ký hợp đồng	Phân chia trách nhiệm	Điều khoản không rõ
Thanh toán	Chuyển tiền quốc tế	Sai tài khoản, tỷ giá
Vận chuyển	Booking tàu hoặc Air	Chậm chuyến, sai chứng từ
Hải quan	Đăng ký tờ khai	Sai tên, số lượng, trị giá
Bàn giao	Giao hàng và hồ sơ	Thiếu hóa đơn, chứng từ
Quyết toán	Đối chiếu chi phí	Chi hộ không có căn cứ

Chi phí ủy thác nhập khẩu gồm những gì?

Phí ủy thác nhập khẩu chỉ là một phần trong tổng ngân sách.

Khoản chi phí	Cách tính thường gặp	Nội dung cần kiểm tra
Tiền hàng	Theo hợp đồng ngoại thương	Giá và Incoterms
Phí ủy thác	Theo tỷ lệ hoặc phí/lô	Phí tối thiểu, thuế
Phí thanh toán	Theo giao dịch ngân hàng	OUR, SHA hoặc BEN
Chênh lệch tỷ giá	Theo thời điểm chuyển tiền	Tỷ giá áp dụng
Cước quốc tế	Container, CBM hoặc kg	Sea Freight/Air Freight
Local charges	Theo lô hoặc vận đơn	THC, D/O, DOC, handling
Thuế nhập khẩu	Theo HS và trị giá	Xuất xứ và C/O
Thuế GTGT	Theo chính sách mặt hàng	Giá tính thuế
Thuế khác	Theo loại hàng	TTĐB, BVMT nếu có
Giấy phép	Theo thủ tục	Cơ quan và hồ sơ
Kiểm tra chuyên ngành	Theo lô hoặc mẫu	Chất lượng, kiểm dịch
Khai hải quan	Theo tờ khai	Số dòng hàng, độ phức tạp
Vận chuyển nội địa	Theo chuyến	Cảng hoặc sân bay đến kho
Lưu kho, lưu bãi	Theo thời gian	Phát sinh khi xử lý chậm
Bảo hiểm	Theo giá trị hàng	Phạm vi bảo hiểm

Doanh nghiệp nên yêu cầu tách rõ phí local charge khỏi cước vận tải và phí ủy thác.

Phí ủy thác nhập khẩu được tính thế nào?

Phí có thể được tính theo:

• Tỷ lệ phần trăm giá trị hàng.
• Một mức cố định cho từng lô.
• Tỷ lệ kết hợp mức phí tối thiểu.
• Số lượng mặt hàng hoặc mã HS.
• Khối lượng công việc.
• Mức độ rủi ro pháp lý.
• Nhu cầu giấy phép và kiểm tra chuyên ngành.

Không nên sử dụng một tỷ lệ chung cho mọi giao dịch. Lô hàng giá trị cao nhưng hồ sơ đơn giản có thể có phí thấp hơn lô giá trị nhỏ nhưng phải thực hiện nhiều thủ tục.

Công thức dự toán tổng chi phí

Tổng ngân sách nhập khẩu = Tiền hàng + cước quốc tế + thuế + local charges + giấy phép/kiểm tra chuyên ngành + phí ủy thác + vận chuyển nội địa + chi phí phát sinh.

Thuế và hóa đơn trong nhập khẩu ủy thác

Thuế nhập khẩu

Thuế nhập khẩu được xác định theo:

• Mã HS.
• Trị giá hải quan.
• Xuất xứ.
• Thuế suất.
• C/O.
• Chính sách ưu đãi hoặc miễn giảm.

Không nên xác định thuế chỉ dựa trên tên hàng hoặc mã do nhà cung cấp nước ngoài cung cấp.

Thuế GTGT khâu nhập khẩu

Thuế GTGT được xác định theo chính sách của mặt hàng và giá tính thuế theo quy định.

Hợp đồng cần làm rõ:

• Bên tạm ứng tiền thuế.
• Bên thực hiện nộp thuế.
• Thời điểm hoàn trả.
• Chứng từ bàn giao.
• Cơ chế xử lý chênh lệch.

Hóa đơn khi trả hàng nhập khẩu ủy thác

Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử có hiệu lực. Văn bản quy định trường hợp cơ sở nhận nhập khẩu ủy thác đã nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu thì sử dụng hóa đơn điện tử khi trả hàng cho cơ sở ủy thác; nếu chưa nộp thuế GTGT, việc lưu thông hàng hóa được thực hiện bằng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo điều kiện quy định.

Ngoài hóa đơn bàn giao hàng, phí ủy thác là khoản doanh thu dịch vụ riêng và cần được lập hóa đơn theo quy định.

Doanh nghiệp cần đối chiếu cách lập chứng từ theo:

• Chủ thể đứng tên tờ khai.
• Chủ thể nộp thuế.
• Phương pháp kê khai thuế.
• Cách ghi nhận khoản thu hộ, chi hộ.
• Điều khoản hợp đồng.
• Quy định có hiệu lực tại thời điểm bàn giao.

Phân biệt các dòng tiền

Khoản tiền	Bản chất	Chứng từ cần lưu
Tiền hàng	Thanh toán nhà cung cấp	Hợp đồng, Invoice, ngân hàng
Thuế nhập khẩu	Nghĩa vụ với Nhà nước	Tờ khai, chứng từ nộp thuế
Thuế GTGT	Thuế khâu nhập khẩu	Chứng từ hải quan
Phí ủy thác	Doanh thu dịch vụ	Hóa đơn dịch vụ
Cước vận chuyển	Chi phí logistics	Hóa đơn, chứng từ vận tải
Khoản chi hộ	Thanh toán thay	Thỏa thuận và chứng từ gốc
Chênh lệch tỷ giá	Chi phí tài chính	Tỷ giá và chứng từ ngân hàng

Phần hóa đơn và hạch toán nên được bộ phận kế toán kiểm tra theo hồ sơ thực tế trước khi xuất chứng từ.

Trách nhiệm của bên ủy thác và bên nhận ủy thác

Theo Luật Thương mại, bên ủy thác có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu, tiền và thanh toán thù lao cùng chi phí hợp lý. Bên nhận ủy thác phải thực hiện theo thỏa thuận, thông báo tình hình, bảo quản tài liệu, giữ bí mật và giao hàng đúng hợp đồng.

Công việc	Bên ủy thác	Bên nhận ủy thác
Cung cấp thông tin hàng	Trách nhiệm chính	Kiểm tra và phản hồi
Lựa chọn nhà cung cấp	Chính	Hỗ trợ nếu được yêu cầu
Duyệt mẫu, chất lượng	Chính	Phối hợp
Kiểm tra chính sách	Cung cấp tài liệu	Thực hiện theo phạm vi dịch vụ
Đứng tên giao dịch	Theo hợp đồng	Thường là bên chính
Cấp tiền thanh toán	Tạm ứng đầy đủ	Chuyển tiền theo thỏa thuận
Khai hải quan	Cung cấp dữ liệu	Đứng tên và thực hiện
Nộp thuế	Tạm ứng hoặc hoàn trả	Thực hiện theo hợp đồng
Khiếu nại người bán	Quyết định	Phối hợp xử lý
Bảo mật thông tin	Có trách nhiệm	Có trách nhiệm
Kiểm tra sau thông quan	Cung cấp hồ sơ	Đứng tên và phối hợp giải trình
Lưu chứng từ	Lưu hồ sơ liên quan	Lưu bộ hồ sơ nhập khẩu

Hai bên không nên cung cấp hoặc chấp nhận:

• Invoice không đúng giao dịch.
• Tên hàng sai bản chất.
• Khai thấp trị giá.
• Sai xuất xứ.
• Che giấu pin, hóa chất hoặc hàng nguy hiểm.
• Sử dụng giấy phép không đúng chủ thể.

Rủi ro thường gặp khi nhập khẩu ủy thác

Chọn đơn vị không có kinh nghiệm với mặt hàng

Một đơn vị đã nhập hàng tiêu dùng không đồng nghĩa có đủ kinh nghiệm xử lý:

• Máy móc đã qua sử dụng.
• Hóa chất.
• Thiết bị y tế.
• Thực phẩm.
• Hàng nguy hiểm.
• Sản phẩm cần công bố.

Năng lực cần được đánh giá theo mặt hàng cụ thể, không chỉ theo số năm hoạt động.

Không kiểm tra chính sách trước khi đặt cọc

Hàng có thể thuộc diện:

• Cấm nhập khẩu.
• Nhập khẩu có điều kiện.
• Cần kiểm tra chất lượng.
• Cần kiểm dịch.
• Phải công bố.
• Phải dán nhãn năng lượng.
• Bị giới hạn tuổi thiết bị.

Kiểm tra sau khi hàng đã lên tàu có thể khiến doanh nghiệp phải trả chi phí lưu kho, sửa chứng từ hoặc tái xuất.

Xác định sai mã HS

Sai mã HS có thể dẫn đến:

• Thiếu thuế.
• Sai giấy phép.
• Không đăng ký chuyên ngành.
• Ấn định thuế.
• Xử phạt.
• Kiểm tra sau thông quan.

Doanh nghiệp có thể tham khảo bài tham vấn giá hải quan là gì để chuẩn bị hồ sơ chứng minh trị giá.

Khai thấp trị giá

Khai thấp giá để giảm thuế có thể dẫn đến:

• Tham vấn giá.
• Bác bỏ trị giá khai báo.
• Ấn định thuế.
• Tiền chậm nộp.
• Xử lý vi phạm.

Bên ủy thác và bên nhận ủy thác không nên thỏa thuận sử dụng chứng từ không phản ánh đúng giao dịch.

Lộ thông tin nhà cung cấp

Bên nhận ủy thác có thể biết:

• Tên nhà sản xuất.
• Giá mua.
• Tài khoản thanh toán.
• Sản phẩm.
• Thị trường.
• Kế hoạch nhập hàng.

Hợp đồng nên có điều khoản bảo mật thông tin, giới hạn mục đích sử dụng dữ liệu và trách nhiệm khi vi phạm.

Hàng không đạt chất lượng

Rủi ro thường phát sinh khi:

• Không duyệt mẫu.
• Không có tiêu chuẩn kỹ thuật.
• Không giám định trước khi giao.
• Không quy định thời hạn khiếu nại.
• Không làm rõ trách nhiệm đổi trả.

Hàng về trước giấy phép

Hàng đến trước khi hồ sơ hoàn thiện có thể phát sinh:

• Phí lưu kho.
• Phí lưu container.
• Phí lưu bãi.
• Kiểm hóa.
• Chậm giao hàng.
• Tái xuất.
• Tiêu hủy trong trường hợp đặc biệt.

Không kiểm soát Incoterms

Điều kiện EXW, FOB, CIF hoặc DAP ảnh hưởng đến:

• Điểm chuyển giao rủi ro.
• Trách nhiệm lấy hàng.
• Cước quốc tế.
• Bảo hiểm.
• Chi phí đầu xuất.
• Chi phí đầu nhập.

Doanh nghiệp nên thống nhất rõ trách nhiệm theo Incoterms là gì? trước khi ký hợp đồng ngoại thương.

Tiêu chí lựa chọn công ty nhận ủy thác nhập khẩu

Doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị:

• Có pháp nhân và thông tin doanh nghiệp rõ ràng.
• Có kinh nghiệm với mặt hàng tương tự.
• Kiểm tra chính sách trước khi nhận tiền.
• Báo giá minh bạch.
• Tách rõ phí ủy thác và chi phí chi hộ.
• Có quy trình thanh toán quốc tế.
• Có năng lực vận tải và thủ tục hải quan.
• Có điều khoản bảo mật.
• Cung cấp chứng từ nộp thuế.
• Có khả năng phối hợp kiểm tra sau thông quan.
• Không cam kết thông quan bằng mọi giá.
• Không đề nghị khai thấp trị giá.

Dấu hiệu cần thận trọng

• Không yêu cầu catalogue hoặc thành phần hàng.
• Báo phí quá thấp nhưng không tách chi phí.
• Cam kết chắc chắn luồng xanh.
• Yêu cầu khai tên hàng chung chung.
• Không ký hợp đồng.
• Nhận tiền qua tài khoản cá nhân không rõ căn cứ.
• Không cung cấp chứng từ nộp thuế.
• Không xác định pháp nhân đứng tên nhập khẩu.
• Không có phương án khi giấy phép bị từ chối.

Dịch vụ hỗ trợ nhập khẩu tại TCL Logistics

TCL Logistics chuyên vận tải đường biển quốc tế, vận tải đường hàng không quốc tế và thủ tục hải quan.

Đối với nhu cầu ủy thác nhập khẩu, phạm vi đứng tên và ký hợp đồng cần được xác nhận theo:

• Pháp nhân thực hiện giao dịch.
• Loại hàng.
• Điều kiện nhập khẩu.
• Giấy phép chuyên ngành.
• Phương thức thanh toán.
• Trách nhiệm của từng bên.

Phạm vi hỗ trợ có thể bao gồm

• Tiếp nhận thông tin mặt hàng.
• Kiểm tra sơ bộ chính sách nhập khẩu.
• Tra cứu mã HS dự kiến.
• Dự toán thuế.
• Kiểm tra giấy phép và thủ tục chuyên ngành.
• Tư vấn cấu trúc hợp đồng.
• Kiểm tra chứng từ ngoại thương.
• Booking đường biển hoặc hàng không.
• Kiểm tra Bill of Lading hoặc Air Waybill.
• Khai báo hải quan.
• Phối hợp xử lý luồng vàng, luồng đỏ.
• Vận chuyển hàng từ cảng hoặc sân bay về kho.
• Bàn giao chứng từ theo phạm vi thỏa thuận.

Kết quả cấp phép, phân luồng và thông quan thuộc thẩm quyền của cơ quan chức năng. Thời gian thực hiện cần được đánh giá theo hàng hóa và hồ sơ thực tế.

Câu hỏi thường gặp về ủy thác nhập khẩu

Ủy thác nhập khẩu là gì?

Ủy thác nhập khẩu là hình thức bên nhận ủy thác dùng danh nghĩa của mình để thực hiện giao dịch mua và nhập khẩu hàng hóa theo thỏa thuận, đồng thời được nhận phí dịch vụ.

Cá nhân có được ủy thác nhập khẩu không?

Có thể. Tuy nhiên, hàng hóa phải được phép nhập khẩu và đáp ứng đầy đủ quy định chuyên ngành, mục đích sử dụng và điều kiện về chủ thể.

Bên nào đứng tên trên tờ khai hải quan?

Trong mô hình ủy thác thông thường, bên nhận ủy thác đứng tên nhập khẩu và chịu trách nhiệm đối với nội dung khai báo theo phạm vi hợp đồng.

Ủy thác nhập khẩu khác khai thuê hải quan thế nào?

Khai thuê hải quan chỉ hỗ trợ thủ tục, còn chủ hàng vẫn đứng tên nhập khẩu. Trong giao dịch ủy thác, bên nhận ủy thác thường sử dụng danh nghĩa của mình để thực hiện nhập khẩu.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải ủy thác không?

Không. Doanh nghiệp có đủ năng lực có thể nhập khẩu trực tiếp. Ủy thác là một phương án lựa chọn khi cần thuê đơn vị khác đứng tên và thực hiện giao dịch.

Hàng cần giấy phép có được ủy thác không?

Có thể trong một số trường hợp. Cần kiểm tra giấy phép phải đứng tên bên nào và pháp luật chuyên ngành có cho phép sử dụng trong giao dịch ủy thác hay không.

Phí ủy thác nhập khẩu được tính thế nào?

Phí có thể tính theo tỷ lệ giá trị hàng, theo từng lô hoặc kết hợp mức phí tối thiểu. Mức phí phụ thuộc loại hàng, giá trị, giấy phép và phạm vi dịch vụ.

Thuế nhập khẩu do bên nào nộp?

Bên nhận ủy thác thường thực hiện nộp thuế trên tờ khai đứng tên mình. Nguồn tiền và cơ chế hoàn trả phải được quy định trong hợp đồng.

Bên nhận ủy thác có phải xuất hóa đơn không?

Có. Việc lập hóa đơn bàn giao hàng và hóa đơn phí dịch vụ phải thực hiện theo quy định hóa đơn điện tử hiện hành và tình trạng nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu.

Hợp đồng ủy thác có cần công chứng không?

Pháp luật yêu cầu hợp đồng được lập bằng văn bản hoặc hình thức có giá trị pháp lý tương đương. Công chứng không phải yêu cầu chung cho mọi hợp đồng, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành hoặc các bên có thỏa thuận khác.

Ai chịu trách nhiệm khi hàng không đạt chất lượng?

Trách nhiệm phụ thuộc hợp đồng, bên lựa chọn nhà cung cấp, bên duyệt mẫu và phạm vi công việc. Bên nhận ủy thác không mặc nhiên chịu mọi lỗi của nhà sản xuất.

Bên nhận ủy thác có được ủy thác lại không?

Việc ủy thác lại cần có sự chấp thuận của bên ủy thác theo quy định và thỏa thuận trong hợp đồng.

Báo giá ủy thác cần cung cấp thông tin gì?

Doanh nghiệp cần cung cấp tên hàng, thành phần, công dụng, model, số lượng, giá trị, nhà sản xuất, nước xuất khẩu, Incoterms và tài liệu kỹ thuật.

Kết luận

Ủy thác nhập khẩu giúp cá nhân hoặc doanh nghiệp thuê một thương nhân khác sử dụng danh nghĩa của mình để thực hiện giao dịch nhập khẩu theo hợp đồng.

Hình thức này có thể giảm áp lực về nhân sự, thanh toán, vận tải và thủ tục. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải kiểm tra nhà cung cấp, cung cấp thông tin chính xác và phối hợp chuẩn bị giấy phép, chứng từ chất lượng cùng hồ sơ thuế.

Trước khi ký hợp đồng, cần làm rõ:

• Pháp nhân đứng tên nhập khẩu.
• Phạm vi thanh toán quốc tế.
• Mã HS và thuế dự kiến.
• Giấy phép và kiểm tra chuyên ngành.
• Phí ủy thác nhập khẩu.
• Hóa đơn và chứng từ bàn giao.
• Trách nhiệm về chất lượng.
• Bảo mật nhà cung cấp.
• Nghĩa vụ kiểm tra sau thông quan.

Với kinh nghiệm về vận tải quốc tế và thủ tục hải quan, TCL Logistics hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ, xây dựng phương án vận chuyển và phối hợp thực hiện thủ tục nhập khẩu theo đặc điểm của từng lô hàng.

Thông tin cần gửi để được tư vấn

• Tên hàng.
• Thành phần và công dụng.
• Model, mã sản phẩm.
• Nhà sản xuất.
• Nước xuất khẩu.
• Hình ảnh và catalogue.
• Số lượng.
• Trọng lượng, kích thước.
• Giá trị hàng.
• Điều kiện Incoterms.
• Thông tin nhà cung cấp.
• Cảng hoặc sân bay đi.
• Địa chỉ giao hàng.
• Ngày hàng sẵn sàng.
• Giấy phép đã có nếu có.
• Nhu cầu thanh toán quốc tế.
• Nhu cầu vận chuyển và khai hải quan.

Thông tin liên hệ

• Thương hiệu: TCL Logistics
• Dịch vụ: Vận tải đường biển quốc tế, vận tải đường hàng không quốc tế và thủ tục hải quan
• Hotline: 0934 444 044
• Email: gerrard@tclfreight.com.vn
• Thông điệp: Gửi chữ tín trong từng dịch vụ.

TCL Logistics – Gửi chữ tín trong từng dịch vụ.