Phân luồng hải quan: So sánh luồng xanh, vàng, đỏ

Rate this post

Phân luồng hải quan là cơ chế xác định hình thức và mức độ kiểm tra đối với tờ khai, hồ sơ và hàng hóa xuất nhập khẩu. Sau khi đăng ký tờ khai, doanh nghiệp thường nhận một trong ba kết quả gồm luồng xanh, luồng vàng hoặc luồng đỏ. Mỗi luồng có yêu cầu xử lý, hồ sơ và mức độ kiểm tra khác nhau, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thông quan, kế hoạch giao nhận và chi phí logistics.

Bài viết dưới đây được đội ngũ TCL Logistics biên soạn nhằm giúp doanh nghiệp phân biệt rõ ba luồng hải quan, chuẩn bị đúng hồ sơ và chủ động xử lý khi tờ khai được phân vào từng luồng.

Đọc thêm: 13 lỗi thường gặp khi khai hải quan và cách xử lý

Mục lục

Phân luồng hải quan là gì?
Vì sao tờ khai hải quan phải phân luồng?
Bảng so sánh luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ
Luồng xanh hải quan là gì?
Luồng vàng hải quan là gì?
Luồng đỏ hải quan là gì?
Quy trình phân luồng tờ khai hải quan
Những yếu tố ảnh hưởng đến kết quả phân luồng
Cách xử lý tờ khai theo từng luồng
Những lỗi làm quá trình thông quan kéo dài
Cách hạn chế rủi ro luồng vàng, luồng đỏ
Phân luồng ảnh hưởng thế nào đến chi phí logistics?
Dịch vụ thủ tục hải quan tại TCL Logistics
Câu hỏi thường gặp

Phân luồng hải quan là gì?

Phân luồng hải quan, còn gọi là phân luồng tờ khai, là quá trình cơ quan hải quan áp dụng phương pháp quản lý rủi ro để xác định hình thức kiểm tra đối với một tờ khai xuất khẩu hoặc nhập khẩu.

Theo quy định về phân luồng tờ khai tại Thông tư 39/2018/TT-BTC, tờ khai hải quan điện tử có thể được xử lý theo ba hình thức:

Luồng 1: Chấp nhận thông tin khai trên tờ khai hải quan.
Luồng 2: Kiểm tra các chứng từ liên quan thuộc hồ sơ hải quan.
Luồng 3: Kiểm tra thực tế hàng hóa trên cơ sở kiểm tra hồ sơ hải quan.

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, ba hình thức trên thường được gọi tương ứng là luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ.

Kết quả phân luồng được thông báo sau khi hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan tiếp nhận, kiểm tra và đăng ký thông tin tờ khai. Doanh nghiệp căn cứ vào kết quả này để tiếp tục hoàn thành nghĩa vụ thuế, xuất trình hồ sơ hoặc phối hợp kiểm tra thực tế hàng hóa.

Cần lưu ý rằng kết quả phân luồng không hoàn toàn đồng nghĩa với quyết định thông quan. Tờ khai luồng xanh vẫn có thể phải hoàn thành nghĩa vụ thuế, giấy phép, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng hoặc yêu cầu quản lý chuyên ngành trước khi hàng hóa được đưa ra khỏi khu vực giám sát.

Vì sao tờ khai hải quan phải phân luồng?

Số lượng tờ khai xuất nhập khẩu phát sinh mỗi ngày rất lớn. Cơ quan hải quan không thể áp dụng cùng một hình thức kiểm tra đối với mọi lô hàng.

Cơ chế phân luồng giúp:

Xác định mức độ kiểm tra phù hợp với từng tờ khai.
Tạo thuận lợi cho các lô hàng có thông tin rõ ràng và mức độ rủi ro thấp.
Tập trung nguồn lực kiểm tra vào các hồ sơ cần xác minh.
Phát hiện chênh lệch về mã HS, trị giá, xuất xứ hoặc chính sách mặt hàng.
Hạn chế gian lận thương mại và thất thu thuế.
Hỗ trợ cơ quan hải quan quản lý hàng hóa theo mức độ rủi ro.

Đối với doanh nghiệp, kết quả phân luồng là căn cứ quan trọng để bố trí nhân sự, chuẩn bị chứng từ, dự trù thời gian thông quan và kiểm soát chi phí phát sinh tại cảng, sân bay hoặc kho hàng.

Bảng so sánh luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ

Bảng dưới đây giúp doanh nghiệp nhận biết nhanh điểm khác nhau giữa ba kết quả phân luồng hải quan.

Tiêu chí	Luồng xanh	Luồng vàng	Luồng đỏ
Hình thức xử lý	Chấp nhận thông tin khai	Kiểm tra hồ sơ hải quan	Kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa
Tên gọi theo hình thức phân luồng	Luồng 1	Luồng 2	Luồng 3
Kiểm tra chi tiết hồ sơ	Thông thường không kiểm tra theo kết quả ban đầu	Có	Có
Kiểm tra thực tế hàng hóa	Thông thường không kiểm tra theo kết quả ban đầu	Chưa kiểm tra theo kết quả ban đầu	Có
Công việc chính của doanh nghiệp	Hoàn thành thuế, điều kiện quản lý và thủ tục giám sát	Gửi hồ sơ, bổ sung tài liệu và giải trình	Kiểm tra hồ sơ, đăng ký kiểm hóa và xuất trình hàng
Tài liệu thường cần xử lý	Hồ sơ lưu, chứng từ nộp thuế, giấy phép nếu có	Invoice, Packing List, vận đơn, C/O, catalogue, giấy phép	Hồ sơ luồng vàng, sơ đồ đóng hàng, danh sách kiện, tài liệu nhận diện hàng
Thời gian xử lý tương đối	Thường nhanh hơn nếu không có vướng mắc khác	Phụ thuộc chất lượng hồ sơ và yêu cầu giải trình	Có thể kéo dài hơn do phải tổ chức kiểm tra hàng
Chi phí có thể phát sinh	Chi phí giao nhận thông thường	Lưu kho, lưu bãi nếu hồ sơ xử lý chậm	Lưu kho, lưu bãi, nâng hạ, mở kiện, kiểm hóa và chờ phương tiện
Rủi ro cần kiểm soát	Chưa hoàn thành thuế hoặc điều kiện chuyên ngành	Hồ sơ không thống nhất, sai mã HS, trị giá hoặc xuất xứ	Hàng thực tế không phù hợp với tờ khai và chứng từ

Có phải luồng xanh luôn tốt hơn luồng vàng, luồng đỏ?

Xét về tiến độ xử lý, luồng xanh thường thuận lợi hơn vì doanh nghiệp không phải trải qua bước kiểm tra chi tiết hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế theo kết quả phân luồng ban đầu.

Tuy nhiên, không nên xem luồng xanh là mục tiêu duy nhất của quá trình khai báo. Điều quan trọng nhất là doanh nghiệp khai đúng, đủ và có khả năng chứng minh toàn bộ thông tin khi được yêu cầu.

Một hồ sơ được phân luồng vàng hoặc luồng đỏ không có nghĩa doanh nghiệp chắc chắn vi phạm. Ngược lại, tờ khai luồng xanh cũng không loại trừ trách nhiệm lưu trữ hồ sơ, khai bổ sung khi phát hiện sai hoặc chấp hành kiểm tra sau thông quan.

Luồng xanh hải quan là gì?

Luồng xanh là kết quả phân luồng trong đó hệ thống chấp nhận thông tin doanh nghiệp đã khai trên tờ khai hải quan.

Theo kết quả ban đầu, doanh nghiệp thường không phải xuất trình hồ sơ để kiểm tra chi tiết và không phải đưa hàng đi kiểm tra thực tế. Sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế và các điều kiện liên quan, tờ khai được tiếp tục xử lý để thông quan hoặc giải phóng hàng theo quy định.

Luồng xanh có được lấy hàng ngay không?

Không phải mọi tờ khai luồng xanh đều có thể lấy hàng ngay. Doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra:

Thuế đã được nộp và cập nhật trên hệ thống hay chưa.
Hàng hóa có phải hoàn thành kiểm tra chuyên ngành không.
Giấy phép xuất nhập khẩu đã đầy đủ chưa.
Tờ khai đã có trạng thái thông quan hoặc giải phóng hàng chưa.
Thông tin vận đơn, số container và địa điểm lưu hàng có thống nhất không.
Lệnh giao hàng và chi phí tại hãng tàu, kho hoặc sân bay đã hoàn thành chưa.
Thủ tục qua khu vực giám sát đã được xử lý chưa.

Hồ sơ của lô hàng vẫn phải được lưu trữ đầy đủ để phục vụ kiểm tra sau thông quan hoặc cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Doanh nghiệp có thể xem hướng dẫn chi tiết tại bài viết Tờ khai hải quan luồng xanh là gì? Cách xử lý.

Luồng vàng hải quan là gì?

Luồng vàng là kết quả yêu cầu kiểm tra các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan. Doanh nghiệp phải gửi, nộp hoặc xuất trình hồ sơ để cơ quan hải quan đối chiếu với thông tin trên tờ khai.

Nội dung thường được kiểm tra gồm:

Tên và mô tả hàng hóa.
Mã HS.
Số lượng và đơn vị tính.
Trọng lượng.
Trị giá hải quan.
Thuế suất.
Xuất xứ hàng hóa.
Điều kiện giao hàng.
Chính sách quản lý mặt hàng.
Giấy phép và chứng từ kiểm tra chuyên ngành.

Tờ khai luồng vàng cần chuẩn bị chứng từ gì?

Thành phần hồ sơ phụ thuộc loại hình xuất nhập khẩu, mặt hàng và yêu cầu của cơ quan hải quan. Doanh nghiệp có thể tham khảo bảng dưới đây:

Chứng từ hoặc tài liệu	Mục đích kiểm tra	Nội dung cần đối chiếu
Hợp đồng thương mại	Xác định cơ sở giao dịch	Chủ thể, tên hàng, số lượng, giá và điều kiện giao hàng
Commercial Invoice	Kiểm tra trị giá giao dịch	Đơn giá, tổng trị giá, đồng tiền và Incoterms
Packing List	Kiểm tra cách đóng gói	Số kiện, trọng lượng, kích thước và ký mã hiệu
Bill of Lading/Air Waybill	Kiểm tra dữ liệu vận chuyển	Người gửi, người nhận, số kiện, trọng lượng và hành trình
C/O	Xem xét xuất xứ	Tiêu chí xuất xứ, tên hàng, số lượng và số hóa đơn
Catalogue, datasheet	Làm rõ đặc điểm hàng hóa	Cấu tạo, công dụng, vật liệu, model và thông số
Giấy phép, kết quả kiểm tra chuyên ngành	Kiểm tra điều kiện xuất nhập khẩu	Cơ quan cấp, thời hạn và phạm vi hàng hóa
Chứng từ thanh toán	Làm rõ giao dịch và trị giá	Số tiền, người chuyển, người nhận và nội dung thanh toán

Nếu hồ sơ thống nhất với tờ khai và đáp ứng chính sách quản lý, tờ khai được tiếp tục xử lý.

Trường hợp thông tin chưa rõ, doanh nghiệp có thể được yêu cầu:

Bổ sung catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật.
Giải trình cách xác định mã HS.
Làm rõ trị giá khai báo.
Đối chiếu số lượng và trọng lượng.
Bổ sung giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành.
Giải trình chênh lệch giữa các chứng từ.

Nếu cơ quan hải quan nghi vấn mức giá khai báo, hồ sơ có thể được kiểm tra hoặc chuyển sang bước tham vấn. Doanh nghiệp nên tìm hiểu tham vấn giá hải quan là gì và hồ sơ cần chuẩn bị để chủ động chứng minh giao dịch.

Luồng đỏ hải quan là gì?

Luồng đỏ là kết quả yêu cầu kiểm tra hồ sơ kết hợp kiểm tra thực tế hàng hóa.

Cơ quan hải quan có thể kiểm tra hàng bằng máy soi, thiết bị kỹ thuật hoặc kiểm tra trực tiếp. Hình thức và mức độ kiểm tra phụ thuộc vào đặc điểm lô hàng, hồ sơ, thông tin khai báo và yêu cầu nghiệp vụ tại thời điểm thực hiện.

Luồng đỏ có phải là hàng vi phạm không?

Không. Tờ khai được phân luồng đỏ không đồng nghĩa lô hàng chắc chắn có sai phạm.

Kiểm tra thực tế nhằm xác minh:

Hàng hóa có đúng tên khai báo không.
Chủng loại và model có phù hợp hồ sơ không.
Số lượng và trọng lượng có chênh lệch không.
Chất liệu, thành phần và công dụng có phù hợp mã HS không.
Xuất xứ và nhãn hàng hóa có đúng thông tin khai báo không.
Hàng có thuộc diện cấm, hạn chế hoặc quản lý chuyên ngành không.
Hàng thực tế có phù hợp với giấy phép và chứng từ kèm theo không.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi kiểm hóa?

Khi tờ khai vào luồng đỏ, doanh nghiệp cần phối hợp với cơ quan hải quan, cảng, sân bay hoặc đơn vị khai thác kho để:

Xác định vị trí hàng hóa.
Đăng ký thời gian và địa điểm kiểm tra.
Chuẩn bị người có khả năng nhận diện hàng.
Bố trí công nhân, xe nâng hoặc phương tiện mở kiện.
Chuẩn bị sơ đồ đóng hàng.
Xác định ký mã hiệu của từng kiện.
Kiểm tra tình trạng niêm phong.
Phối hợp lấy mẫu nếu có yêu cầu.
Theo dõi kết quả kiểm tra.
Khai bổ sung nếu phát hiện chênh lệch.

Đối với container có nhiều mã hàng, Packing List nên thể hiện rõ số kiện, ký mã hiệu và vị trí đóng hàng. Việc chuẩn bị này giúp giảm thời gian tìm kiếm hàng mẫu và hạn chế phải đảo nhiều kiện không cần thiết.

Với hàng xuất nhập khẩu qua sân bay, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ hải quan hàng Air tại Nội Bài để hiểu thêm cách phối hợp chứng từ, kho hàng và kiểm hóa.

Quy trình phân luồng tờ khai hải quan

Quy trình phân luồng hải quan được thực hiện trong quá trình khai báo điện tử, gồm các bước chính sau.

Bước 1: Chuẩn bị thông tin và chứng từ

Trước khi truyền tờ khai, người khai cần rà soát:

Tên hàng.
Công dụng.
Thành phần và vật liệu.
Model và thông số kỹ thuật.
Mã HS dự kiến.
Số lượng và trọng lượng.
Trị giá hàng hóa.
Điều kiện giao hàng.
Phương thức vận chuyển.
Chính sách quản lý mặt hàng.
Thuế và nghĩa vụ liên quan.

Thông tin trên hợp đồng, Invoice, Packing List, vận đơn và các chứng từ khác phải thống nhất.

Bước 2: Khai và truyền tờ khai

Người khai nhập dữ liệu trên phần mềm khai hải quan và truyền thông tin đến hệ thống.

Các chỉ tiêu cần kiểm tra kỹ gồm:

Mã loại hình.
Mã cơ quan hải quan.
Mã địa điểm lưu kho.
Phương thức vận chuyển.
Số vận đơn.
Số container.
Số kiện và trọng lượng.
Mã HS.
Trị giá tính thuế.
Thuế suất.
Thông tin giấy phép và C/O.

Nếu phát hiện dữ liệu chưa chính xác, doanh nghiệp cần xác định chỉ tiêu có được phép sửa hay phải xử lý theo thủ tục khác. Bài viết khai bổ sung tờ khai hải quan khi nào giúp doanh nghiệp nhận biết các trường hợp thường gặp.

Bước 3: Nhận kết quả phân luồng

Sau khi hệ thống tiếp nhận, kiểm tra và đăng ký tờ khai, doanh nghiệp nhận một trong ba kết quả:

Luồng xanh: Chấp nhận thông tin khai.
Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ.
Luồng đỏ: Kiểm tra hồ sơ và hàng hóa.

Bước 4: Xử lý theo kết quả

Với luồng xanh, doanh nghiệp tiếp tục hoàn thành nghĩa vụ thuế và các điều kiện liên quan.

Với luồng vàng, doanh nghiệp gửi hồ sơ và giải trình theo yêu cầu.

Với luồng đỏ, doanh nghiệp vừa hoàn thiện hồ sơ vừa phối hợp kiểm tra thực tế hàng hóa.

Bước 5: Hoàn thành thủ tục thông quan

Sau khi kết quả kiểm tra phù hợp với nội dung khai báo và doanh nghiệp hoàn thành các nghĩa vụ cần thiết, tờ khai được tiếp tục xử lý.

Nếu phát hiện chênh lệch, doanh nghiệp có thể phải:

Khai bổ sung.
Điều chỉnh mã HS.
Điều chỉnh trị giá.
Nộp bổ sung thuế.
Bổ sung giấy phép.
Giải trình xuất xứ.
Thực hiện biện pháp xử lý khác tùy từng hồ sơ.

Những yếu tố ảnh hưởng đến kết quả phân luồng

Kết quả phân luồng không được xác định chỉ từ một yếu tố. Hệ thống quản lý rủi ro có thể xem xét tổng hợp dữ liệu về doanh nghiệp, mặt hàng và lô hàng.

Mức độ tuân thủ của doanh nghiệp

Lịch sử khai báo, nghĩa vụ thuế, việc chấp hành yêu cầu kiểm tra và các sai sót từng phát sinh có thể được xem xét trong quá trình đánh giá rủi ro.

Doanh nghiệp thường xuyên khai sai mã HS, trị giá, xuất xứ hoặc chính sách mặt hàng có thể phải đối mặt với mức độ kiểm tra cao hơn.

Tuy nhiên, lịch sử tuân thủ tốt không bảo đảm mọi tờ khai tiếp theo đều được phân luồng xanh.

Đặc điểm và mức độ rủi ro của mặt hàng

Một số mặt hàng có thể được xem xét kỹ hơn do:

Có thuế suất cao.
Khó xác định mã HS.
Thuộc diện quản lý chuyên ngành.
Phải có giấy phép.
Là hàng đã qua sử dụng.
Có nguy cơ gian lận xuất xứ.
Có trị giá cần xác minh.
Mô tả hàng chưa đủ rõ.

Sự thống nhất của bộ chứng từ

Hợp đồng, Invoice, Packing List, vận đơn, C/O và giấy phép cần thống nhất về:

Tên hàng.
Số lượng.
Trọng lượng.
Số kiện.
Trị giá.
Xuất xứ.
Người bán và người mua.
Điều kiện giao hàng.

Chênh lệch không đồng nghĩa hàng chắc chắn không được thông quan, nhưng doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân và cung cấp tài liệu giải thích phù hợp.

Những yếu tố ảnh hưởng đến kết quả phân luồng

Chất lượng nội dung khai báo

Tên hàng quá chung chung, mã HS thiếu căn cứ hoặc trị giá chưa bao gồm đúng các khoản liên quan có thể làm phát sinh yêu cầu kiểm tra.

Nội dung khai cần đủ rõ để nhận diện hàng hóa và phù hợp với hồ sơ kỹ thuật thực tế.

Dữ liệu tại thời điểm đăng ký tờ khai

Kết quả phân luồng được xác định dựa trên thông tin có tại thời điểm đăng ký. Khi xuất hiện thông tin mới liên quan đến lô hàng, cơ quan hải quan có thể xử lý theo quy định và yêu cầu nghiệp vụ thực tế.

Doanh nghiệp không thể tự lựa chọn luồng hoặc yêu cầu hệ thống bảo đảm tờ khai vào luồng xanh.

Cách xử lý tờ khai theo từng luồng

Kết quả	Việc cần làm ngay	Tài liệu cần chuẩn bị	Điểm cần theo dõi
Luồng xanh	Kiểm tra thuế, trạng thái thông quan và thủ tục giám sát	Hồ sơ lưu, lệnh giao hàng, chứng từ chuyên ngành	Thuế chưa cập nhật, thiếu giấy phép, chậm lấy hàng
Luồng vàng	Rà soát và gửi hồ sơ kiểm tra	Invoice, Packing List, vận đơn, C/O, catalogue	Chênh lệch hồ sơ, sai mã HS, thiếu căn cứ trị giá
Luồng đỏ	Chuẩn bị hồ sơ và đăng ký kiểm hóa	Hồ sơ luồng vàng, sơ đồ đóng hàng, danh sách kiện	Lưu kho, lưu bãi, nâng hạ và chậm giao hàng

Checklist xử lý luồng xanh

Kiểm tra trạng thái nộp thuế.
Kiểm tra trạng thái thông quan hoặc giải phóng hàng.
Hoàn thành giấy phép và kiểm tra chuyên ngành nếu có.
Chuẩn bị lệnh giao hàng.
Hoàn thành thủ tục qua khu vực giám sát.
Lên kế hoạch nhận hàng.
Lưu đầy đủ hồ sơ hải quan.

Checklist xử lý luồng vàng

Đối chiếu tờ khai với Invoice và Packing List.
Kiểm tra mã HS và mô tả hàng.
Kiểm tra trị giá và điều kiện Incoterms.
Kiểm tra xuất xứ và C/O.
Chuẩn bị catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật.
Bổ sung giấy phép và chứng từ chuyên ngành.
Giải trình đúng nội dung được yêu cầu.
Theo dõi kết quả kiểm tra hồ sơ.

Checklist xử lý luồng đỏ

Hoàn thành toàn bộ hồ sơ như luồng vàng.
Xác định vị trí lưu giữ hàng.
Đăng ký địa điểm và thời gian kiểm hóa.
Chuẩn bị sơ đồ đóng hàng.
Bố trí nhân sự nhận diện sản phẩm.
Bố trí xe nâng, công nhân hoặc phương tiện mở kiện.
Kiểm tra số container, seal và ký mã hiệu.
Theo dõi kết quả kiểm tra.
Khai bổ sung nếu có chênh lệch.
Điều chỉnh kế hoạch giao nhận nếu thời gian xử lý kéo dài.

Những lỗi dễ làm quá trình thông quan kéo dài

Mô tả hàng hóa quá chung chung

Các tên hàng như “linh kiện”, “phụ kiện”, “máy móc”, “hóa chất” hoặc “thiết bị” thường chưa đủ để xác định mã HS và chính sách quản lý.

Tên hàng nên thể hiện bản chất, vật liệu, công dụng, model hoặc thông số kỹ thuật quan trọng.

Xác định mã HS thiếu căn cứ

Mã HS phải được xác định dựa trên đặc điểm thực tế, tài liệu kỹ thuật và nguyên tắc phân loại.

Không nên chọn mã chỉ dựa vào tên thương mại hoặc mã do nhà cung cấp nước ngoài đề xuất.

Chứng từ không thống nhất

Những chênh lệch thường gặp gồm:

Invoice và Packing List khác số lượng.
Trọng lượng trên Packing List khác vận đơn.
Tên hàng trên Invoice khác catalogue.
Điều kiện giao hàng trên hợp đồng khác hóa đơn.
Người nhận trên vận đơn không đúng doanh nghiệp nhập khẩu.
Số kiện trên vận đơn không phù hợp dữ liệu đóng gói.

Phân luồng hải quan: So sánh luồng xanh, vàng, đỏ

Khai sai trị giá hoặc điều kiện giao hàng

Điều kiện Incoterms ảnh hưởng đến phạm vi chi phí trong giá hàng. Doanh nghiệp cần kiểm tra hợp đồng, Invoice, chứng từ thanh toán, cước vận chuyển và bảo hiểm trước khi xác định trị giá khai báo.

Thiếu giấy phép hoặc hồ sơ chuyên ngành

Một số hàng hóa phải có:

Giấy phép xuất nhập khẩu.
Kiểm tra chất lượng.
Kiểm dịch.
Kiểm tra an toàn thực phẩm.
Công bố sản phẩm.
Chứng từ về hóa chất.
Hồ sơ hiệu suất năng lượng.
Điều kiện quản lý chuyên ngành khác.

Nếu chỉ kiểm tra chính sách sau khi hàng đã đến, doanh nghiệp có thể bị động và phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.

Chậm phản hồi yêu cầu của cơ quan hải quan

Khi hồ sơ được yêu cầu bổ sung hoặc giải trình, doanh nghiệp cần xác định đúng nội dung cần làm rõ.

Việc gửi nhiều tài liệu nhưng không giải quyết được vấn đề chính có thể khiến quá trình kiểm tra kéo dài.

Làm thế nào để hạn chế rủi ro luồng vàng, luồng đỏ?

Không có biện pháp hợp pháp nào bảo đảm mọi tờ khai đều được phân luồng xanh. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể giảm sai sót chủ quan và rút ngắn thời gian xử lý bằng các biện pháp sau.

Kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi ký hợp đồng

Doanh nghiệp cần xác định hàng hóa có:

Thuộc diện cấm hoặc hạn chế không.
Phải có giấy phép không.
Phải kiểm tra chất lượng không.
Phải kiểm dịch không.
Phải kiểm tra an toàn thực phẩm không.
Phải đáp ứng yêu cầu về nhãn hoặc công bố không.

Thu thập đủ tài liệu kỹ thuật

Trước khi xác định mã HS, cần có:

Catalogue.
Hình ảnh sản phẩm.
Thành phần và vật liệu.
Công dụng.
Nguyên lý hoạt động.
Model.
Thông số kỹ thuật.
Quy trình sản xuất nếu cần.

Kiểm tra chéo toàn bộ chứng từ

Doanh nghiệp nên lập bảng đối chiếu gồm:

Tên hàng.
Số lượng.
Đơn vị tính.
Trọng lượng.
Trị giá.
Điều kiện giao hàng.
Số vận đơn.
Số container.
Xuất xứ.
Người bán và người mua.

Chuẩn hóa mô tả hàng hóa

Mô tả trên tờ khai cần đủ rõ để nhận diện sản phẩm, đồng thời phù hợp với chứng từ và hàng thực tế.

Không nên sao chép nguyên tên thương mại trên Invoice nếu tên đó không thể hiện bản chất của hàng hóa.

Duy trì việc tuân thủ hải quan

Doanh nghiệp cần:

Khai báo trung thực.
Nộp thuế đúng hạn.
Khai bổ sung khi phát hiện sai.
Lưu trữ hồ sơ đầy đủ.
Phối hợp khi có yêu cầu kiểm tra.
Không tự chỉnh sửa chứng từ để che giấu chênh lệch.

Mục tiêu phù hợp không phải là tìm cách “chắc chắn được luồng xanh”, mà là xây dựng quy trình có khả năng đáp ứng kiểm tra ở bất kỳ luồng nào.

Phân luồng hải quan ảnh hưởng thế nào đến chi phí logistics?

Kết quả phân luồng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian lấy hàng và chi phí logistics.

Nhóm chi phí	Hàng đường biển	Hàng đường hàng không	Nguyên nhân thường gặp
Lưu hàng	Lưu container, lưu bãi	Lưu kho hàng không	Hồ sơ xử lý kéo dài
Nâng hạ và di chuyển	Chuyển container, hạ bãi kiểm hóa	Di chuyển hàng trong kho	Kiểm tra thực tế
Nhân công	Mở, đóng container hoặc kiện hàng	Mở kiện, sắp xếp hàng mẫu	Phục vụ kiểm hóa
Vận chuyển nội địa	Xe chờ, đổi lịch kéo hàng	Xe chờ nhận hàng	Chưa hoàn thành thông quan
Tiến độ giao hàng	Lỡ lịch giao hoặc phát sinh lưu xe	Chậm giao hàng cần gấp	Không dự trù thời gian xử lý

Chi phí với hàng đường biển

Nếu hồ sơ hoặc quá trình kiểm hóa kéo dài, doanh nghiệp có thể phát sinh:

Phí lưu container.
Phí lưu bãi.
Phí nâng hạ.
Phí chuyển container đến khu vực kiểm hóa.
Phí mở và đóng lại container.
Chi phí công nhân.
Chi phí xe chờ.
Chi phí thay đổi kế hoạch giao hàng.

Ngoài chi phí do chậm thông quan, lô hàng còn có các khoản xử lý tại đầu cảng. Doanh nghiệp nên phân biệt rõ phí local charge là gì để tránh nhầm local charges với phí lưu container, lưu bãi hoặc chi phí kiểm hóa.

Doanh nghiệp có hàng FCL hoặc LCL có thể kết hợp thủ tục hải quan với dịch vụ vận tải đường biển quốc tế để kiểm soát lịch tàu, thời gian miễn lưu, lệnh giao hàng và kế hoạch kéo hàng.

Chi phí với hàng đường hàng không

Hàng đường hàng không thường có yêu cầu tiến độ chặt chẽ. Nếu chứng từ thiếu hoặc tờ khai phải giải trình, chi phí lưu kho có thể tăng theo trọng lượng và thời gian lưu giữ.

Doanh nghiệp nên tìm hiểu trước hồ sơ, quy trình và chi phí vận chuyển hàng không để phối hợp phù hợp giữa lịch bay, khai báo và nhận hàng.

Chi phí kiểm hóa

Tờ khai luồng đỏ có thể cần:

Xe nâng.
Công nhân.
Phương tiện vận chuyển nội bộ.
Dụng cụ mở và đóng kiện.
Đại diện doanh nghiệp có mặt.
Phương tiện bảo quản với hàng đặc biệt.

Chi phí thực tế phụ thuộc địa điểm, loại hàng, số lượng kiện, cách đóng gói và mức độ kiểm tra.

Doanh nghiệp không nên áp dụng một mức chi phí cố định cho mọi lô hàng.

Dịch vụ thủ tục hải quan tại TCL Logistics

TCL Logistics chuyên vận tải đường biển quốc tế, vận tải đường hàng không quốc tế và thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu.

Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ hải quan – thủ tục xuất nhập khẩu để tìm hiểu phạm vi hỗ trợ đối với hồ sơ, khai báo, mã HS, giấy phép và kiểm tra chuyên ngành.

Checklist dịch vụ TCL Logistics hỗ trợ

Kiểm tra sơ bộ bộ chứng từ.
Tư vấn quy trình khai báo hải quan.
Tra cứu và tư vấn mã HS dự kiến.
Kiểm tra chính sách mặt hàng.
Khai và truyền tờ khai.
Theo dõi kết quả phân luồng.
Hỗ trợ xử lý hồ sơ luồng vàng.
Phối hợp kiểm hóa đối với luồng đỏ.
Theo dõi tiến độ thông quan.
Phối hợp nhận hàng tại cảng hoặc sân bay.
Kết hợp thủ tục hải quan với vận tải biển.
Kết hợp thủ tục hải quan với vận tải hàng không.

Đối với hàng cần vận chuyển nhanh, hàng mẫu, linh kiện hoặc hàng có yêu cầu giao nhận cụ thể, doanh nghiệp có thể kết hợp khai báo với dịch vụ vận tải hàng không quốc tế của TCL Logistics.

Phương án thực hiện được tư vấn dựa trên:

Loại hàng.
Số lượng và trọng lượng.
Kích thước kiện.
Tuyến vận chuyển.
Thời gian yêu cầu.
Chính sách mặt hàng.
Tình trạng hồ sơ.
Kết quả phân luồng thực tế.

Kết quả phân luồng và quyết định xử lý cuối cùng thuộc thẩm quyền của cơ quan hải quan. Không đơn vị dịch vụ nào có thể cam kết tuyệt đối tờ khai sẽ được luồng xanh hoặc thông quan trong một thời gian cố định.

Câu hỏi thường gặp về phân luồng hải quan

Có mấy luồng hải quan?

Tờ khai thường được xử lý theo ba hình thức, gồm luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ. Các luồng này tương ứng với mức độ kiểm tra từ chấp nhận thông tin khai, kiểm tra hồ sơ đến kiểm tra hồ sơ kết hợp kiểm tra thực tế hàng hóa.

Kết quả phân luồng xuất hiện khi nào?

Kết quả phân luồng được thông báo sau khi hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan tiếp nhận, kiểm tra và đăng ký thông tin tờ khai.

Luồng xanh có phải nộp hồ sơ không?

Theo kết quả phân luồng ban đầu, tờ khai luồng xanh thường không phải kiểm tra chi tiết hồ sơ. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ đầy đủ chứng từ và cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Luồng xanh có chắc chắn được thông quan ngay không?

Không. Doanh nghiệp vẫn phải hoàn thành nghĩa vụ thuế, giấy phép, kiểm tra chuyên ngành và thủ tục giám sát nếu lô hàng thuộc trường hợp áp dụng.

Luồng vàng có kiểm tra hàng hóa không?

Theo kết quả ban đầu, luồng vàng tập trung vào kiểm tra chứng từ thuộc hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa đủ căn cứ hoặc xuất hiện thông tin cần xác minh, việc xử lý tiếp theo sẽ phụ thuộc yêu cầu của cơ quan hải quan.

Luồng đỏ có phải kiểm tra toàn bộ lô hàng không?

Không phải mọi trường hợp đều kiểm tra toàn bộ. Hình thức và mức độ kiểm tra phụ thuộc đặc điểm lô hàng và quyết định nghiệp vụ của cơ quan hải quan.

Luồng đỏ có phải hàng vi phạm không?

Không. Luồng đỏ thể hiện yêu cầu kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa. Chỉ khi kết quả kiểm tra phát hiện chênh lệch hoặc vi phạm thì doanh nghiệp mới phải xử lý theo nội dung cụ thể.

Doanh nghiệp có thể xin chuyển luồng đỏ sang luồng xanh không?

Doanh nghiệp không thể tự lựa chọn hoặc yêu cầu chuyển luồng theo mong muốn. Kết quả phân luồng được xác định dựa trên hệ thống quản lý rủi ro và thông tin liên quan đến lô hàng.

Tờ khai luồng vàng xử lý trong bao lâu?

Không có một thời gian cố định áp dụng cho mọi tờ khai. Thời gian phụ thuộc chất lượng hồ sơ, loại hàng, nội dung cần giải trình và yêu cầu xử lý thực tế.

Làm thế nào để luôn được luồng xanh?

Không có biện pháp hợp pháp nào bảo đảm mọi tờ khai đều được luồng xanh. Doanh nghiệp nên tập trung khai đúng, chuẩn hóa hồ sơ, tuân thủ nghĩa vụ thuế và kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi thực hiện.

Phân luồng có áp dụng cho cả hàng biển và hàng không không?

Có. Cơ chế phân luồng được áp dụng đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu bằng đường biển, đường hàng không và các phương thức vận tải khác.

Kết luận

Phân luồng hải quan giúp cơ quan quản lý xác định mức độ kiểm tra phù hợp đối với từng tờ khai và lô hàng. Trong đó:

Luồng xanh tập trung vào chấp nhận thông tin khai.
Luồng vàng yêu cầu kiểm tra hồ sơ hải quan.
Luồng đỏ bao gồm kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa.

Để hạn chế chậm thông quan, doanh nghiệp cần xác định đúng chính sách mặt hàng, chuẩn hóa mô tả, kiểm tra mã HS và bảo đảm toàn bộ chứng từ thống nhất trước khi truyền tờ khai.

Khi phát sinh luồng vàng hoặc luồng đỏ, việc phản hồi đúng trọng tâm và phối hợp kịp thời với cơ quan hải quan, cảng, sân bay hoặc kho hàng sẽ giúp giảm nguy cơ phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi và chậm giao hàng.

Với thế mạnh về vận tải đường biển quốc tế, vận tải đường hàng không quốc tế và thủ tục hải quan, TCL Logistics hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi xuyên suốt từ khâu kiểm tra chứng từ, khai báo đến giao nhận hàng hóa.

Thông tin liên hệ

Thương hiệu: TCL Logistics.
Lĩnh vực: Vận tải đường biển quốc tế, vận tải đường hàng không quốc tế và thủ tục hải quan.
Hotline: 0934 444 044.
Email: gerrard@tclfreight.com.vn.
Thông điệp: Gửi chữ tín trong từng dịch vụ.

TCL Logistics – Gửi chữ tín trong từng dịch vụ.