Vận chuyển hàng hóa quốc tế là hình thức dịch vụ vận chuyển các hàng hóa xuất khẩu từ thị trường Việt Nam đi nước ngoài hoặc nhập khẩu từ nước ngoài về Việt Nam. Ngày nay, có rất nhiều đơn vị logistics, forwarder cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế. Tuy nhiên nếu không biết cách lựa chọn nhà cung cấp tốt, khách hàng có thể rơi vào cảnh “tiền mất, tật mang”. 

Để lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế uy tín và đảm bảo chất lượng dịch vụ, khách hàng cần dựa vào những tiêu chí sau đây :

1. Kinh nghiệm lâu năm : Không phải giá cả mà kinh nghiệm mới là yếu tố cốt lõi khi nói về dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế. Sở dĩ dịch vụ này không đơn thuần chỉ là book cước , đặt chỗ cho các lô hàng đóng vào container, cho lên tàu hay lên máy bay, mà còn bao gồm cả dịch vụ thông quan hải quan, tư vấn và xin các giấy phép, chứng nhận có liên quan đến lô hàng xuất nhập khẩu, kiểm tra về mã thuế, thuế nhập khẩu và nhiều thứ khác nữa. Một đơn vị logistics mới thành lập hoặc có kinh nghiệm một vài năm, chưa va chạm và tư vấn được nhiều loại hàng hóa khác nhau, sẽ khó có thể tư vấn nhanh chóng theo yêu cầu của khách hàng.Hiện nay có nhiều công ty logistics hoặc đơn vị giao nhận có kinh nghiệm và được thành lập trên 10 năm, là khoảng thời gian đủ lâu đảm bảo uy tín và kinh nghiệm tư vấn cho khách hàng.
2. Giá cả hợp lý : nếu khách hàng chỉ chú trọng vào dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế giá rẻ, càng rẻ càng tốt mà quên đi chất lượng thường cũng song hành với số tiền mà mình bỏ ra, thì là một sai lầm nghiêm trọng.Có rất nhiều trường hợp khách hàng than phiền và khiếu nại rằng trước khi gửi hàng hóa từ Việt Nam đi nước ngoài, nhà cung cấp dịch vụ logistics báo giá A nhưng khi hàng sang đến cảng ở đầu nước ngoài, người nhận hàng tá hỏa là họ phải trả thêm rất nhiều chi phí phát sinh không được báo trước và cũng không thuộc trách nhiệm của họ trong điều kiện giao hàng. Ở đây, một số đơn vị vận chuyển hàng hóa quốc tế đã cố tình bỏ bớt một số phụ phí tại Việt Nam để tạo báo giá rẻ hơn so với thị trường nhằm thu hút khách hàng, sau đó âm thầm yêu cầu đại lý nhận hàng của họ ở nước ngoài thu thêm những phí đó ở người nhận thay vì thu từ họ. Thủ thuật này không mới trong giới vận chuyển nhưng rõ ràng với khách hàng vãng lai hay chỉ xuất nhập khẩu rất ít thì vẫn luôn giẫm phải cái bẫy về giá này.Giá cả hợp lý là một mức giá nếu khách hàng chịu khó tham khảo thêm 3 đến 5 nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển uy tín khác, mà thấy mức chênh lệch không nhiều ( không quá cao, không quá thấp ) và sau đó thử sử dụng dịch vụ lần đầu thấy chất lượng đảm bảo so với cam kết, thì đó chính là công ty logistics mà khách hàng nên tin dùng.
3. Thời gian chuyển tải đảm bảo : tại sao tôi không nói là thời gian chuyển tải chính xác mà đảm bảo vì đối với vận chuyển hàng hóa quốc tế, khái niệm thời gian hàng hóa đi trên biển hay trên không chỉ được tính tương đối ( estimated time ) vì trong quá trình vận chuyển còn nhiều yếu tố bên ngoài tác động, không nhà cung cấp dịch vụ nào có thể đảm bảo cam kết chính xác thời hàng đến nơi 100%.Tuy nhiên việc cam kết và thông báo với khách hàng về thời gian chuyển tải trung bình của một lô hàng và thời gian dự kiến hàng đi và đến là cần thiết. Quan trọng hơn, một dịch vụ logistics tốt là khi thời gian trên được đảm bảo sai số không quá lời và chẳng may nếu có trường hợp hàng bị trì hoãn (delay) do một lí do nào đó thì phải lập tức báo ngay cho khách hàng bằng văn bản, thậm chí bằng công văn có đóng dấu để khách hàng kịp thời thay đổi kế hoạch bán hàng của họ.
4. Cẩn thận, tỉ mỉ : dịch vụ nào cũng cần yếu tố này nhưng với dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế thì đây là yếu tố then chốt và nếu công ty giao nhận vận tải nào mà không có hoặc thiếu sự tỉ mỉ, cẩn thận thì sẽ cực kì rủi ro cho hàng hóa của khách hàng.Thử tưởng tượng nếu nhân viên của công ty logistics do thiếu cẩn thận, không rà soát số liệu tỉ mỉ đã đánh nhầm thông tin của hàng hóa trên vận đơn gốc ( chứng từ để gửi cho người nhận hàng lấy lệnh giao hàng để lấy hàng ), làm cho cả lô hàng bị đình trễ nhiều ngày, người gửi phải tốn thêm chi phí gửi lại chứng từ gốc bằng chuyển phát nhanh, liên đới đến rất nhiều thứ. Như vậy có thể nói sai một ly đi một dặm ở trong logistics là hoàn toàn chính xác với câu thành ngữ này.Với những công ty logistics cung cấp dịch vụ tốt, họ luôn xác nhận thông tin với khách hàng bằng cả việc gọi điện và email bằng văn bản, bất kì thay đổi nhỏ nào trong hồ sơ hàng hóa, nhân viên chứng từ đều thông báo và hỏi lại khách hàng bằng văn bản email và đợi xác nhận của khách hàng mới tiếp tục khai báo.
5. Thái độ phục vụ : cuối cùng nếu giá tốt, dịch vụ vận chuyển tốt, nhân viên làm chứng từ gọn gàng, chuẩn xác mà thái độ tư vấn với khách hàng mà hời hợt, thiếu thông tin, thậm chí là thiếu trách nhiệm, đổ lỗi cho khách hàng nếu có vấn đề phát sinh thì tất cả yếu tố trên dù có điểm 10 thì khách hàng cũng sẽ bỏ.Đặc biệt với những khách hàng lần đầu xuất nhập khẩu hàng hóa đi nước ngoài, không biết một chút gì về quy trình, cách thức cũng như hồ sơ xuất nhập khẩu, một nhân viên của một công ty vận chuyển hàng hóa quốc tế uy tín sẽ tận tình giải đáp các câu hỏi, thắc mắc của khách hàng và hơn thế sẽ tư vấn và khuyên nhủ khách hàng cần phải làm gì để có những phương án gửi hàng hóa quốc tế tối ưu nhất.